بحث عن نظم المعلومات الإدارية

منذ السنوات الأخيرة للقرن الماضي، غيرت ثورة المعلومات بشكل جذري هياكل المنظمات والأعمال الحديثة، حيث قدمت أنظمة المعلومات مساعدة كبيرة وفعالة للأفراد والإدارات والمنظمات العاملة في مجال الأعمال، من أجلتطوير الأداء الإداري والتعامل مع المعلومات.

تشهد نظم المعلومات الإدارية، مثل أي مجال آخر في تكنولوجيا الحواسيب، تطورا كبيرا ومستمرا، حيث ساهمت هذه النظم في تسهيل الحصول على المعلومات الدقيقة والحديثة، وجعلت الابتكار ممكنا على الحواسيب. ومع زيادة الشركات والمؤسسات، أصبح الإلمام بالمعلومات من الموارد الاستراتيجية، وتطورت التكنولوجيا حتى أصبحت الحواسيب متاحة لجميع فئات رجال الأعمال، وبات استخدامها شائعا في العمليات الجارية والمحاسبة وتشغيل البيانات.

يعد نظام المعلومات الإدارية (MIS) من أهم خمسة أنظمة فرعية لنظام المعلومات المعتمد على الحاسوب. ويهدف نظام المعلومات الإدارية إلى تلبية الاحتياجات العامة لجميع مديري المنظمة أو المديرين العاملين في الوحدات الفرعية التنظيمية للمنظمة من المعلومات، ويمكن للوحدات الفرعية الاعتماد على المجالات الوظيفية أو المستويات الإدارية .

يوفر نظام المعلومات الإدارية معلومات للمستخدمين عبر الصور والتقارير والنماذج الرياضية، ويمكن تقديم النتائج في شكل رسوم بيانية وجداول. يعتبر التأثير السلوكي للنظم المعلوماتية الإدارية هامًا جدًا في أدائها، وخاصة بالنسبة للنظم المعلوماتية التنظيمية .

مثل نظام المعلومات الإدارية، يستطيع المديرون والمتخصصون في المعلومات إنشاء برامج مصممة لتحويل التأثيرات السلبية إلى تأثيرات سلوكية إيجابية .

بداية نظم المعلومات الإدارية:

في منتصف الستينات من القرن المنصرم ، تغلبت المنشآت الكبيرة على المشاكل التي كانت تواجها ، بسبب الاستعانة بالحاسوب ، فقد كانت مهمة المنظمات شاقة ، حيث أن لديها كميات هائلة من البيانات ، وكانت تحتاج لجهد كبير لوضع تلك البيانات بصورة مقبولة على الحاسوب، حدثت انجازات نظم المعلومات الإدارية ببطء.

ولكن كان فهم نظم المعلومات الإدارية متقدما أكثر، بدءا من عام 1972 م، حيث عملت المنظمات على التغلب على جميع العقبات المواجهة، وبدأت الكليات والمعاهد في تقديم مقررات دراسية وتأسيس أقسام وكليات لتدريس نظم المعلومات الإدارية، وظهرت مقالة في دورية Harvard Business Review تحت عنوان نظم المعلومات الإدارية وهم Mis هو سراب .

وقد مثلت المقالة عمل جون ديردن الأستاذ بجامعة هارفارد ، نظرًا لأن نظام المعلومات الإدارية ، وكان يسمى النظام الشامل ، نظام المعلومات الإدارية الشاملة أو نظام المعلومات الإدارية ، والذي يستهدف معلومات المنشأة فقط ، وقدم جون برنامج لضخ المتخصصين في المعلومات ، وركزت على تطوير نظم المعلومات لعدة مجالات وعين نائب رئيسي إداري.

حيث طبقت الحاسبات في البداية ، مهام تشغيل البيانات بنفس طريقة آلات البطاقات المثقبة ، ومع  ظهور نظم المعلومات الإدارية ، أراد كل من المتخصصون في الحاسوب والمنشآة ، الاستمرار في نشاط الحاسب ، لذلك سعوا لتنفيذ مجالات وتطبيقات جديدة ، لتكون قادرة على توفير المعلومات الإدارية.

من هنا جاء تعريف نظم المعلومات الإدارية :

هذا النظام يعتمد على الحاسوب وهو الذي يسمح بتوفير المعلومات للمستخدمين الذين لديهم احتياجات متشابهة، وغالبًا ما يكون للمستخدمين هيئة تنظيمية رسمية، سواء كانت مؤسسة أو وحدة فرعية مرتبطة بها، ويوفر المعلومات عن ما حدث في الماضي وما يحدث الآن، وما يمكن أن يحدث في المستقبل.

أهمية نظم المعلومات الإدارية في المؤسسات المعاصرة:

ويخدم هذا النوع من نظم المعلومات ، المستوى الإداري داخل المنظمة عن طريق تزويد المديرين في الإدارة الوسطى بالتقارير الفورية ، عن الأداء الحالي والتقارير التاريخية ، كما أنه يخدم وظائف التخطيط والمراقبة واتخاذ القرار في المستوى الإداري ، لأنه يقدم تقارير أسبوعية وشهرية وسنوية للمدراء ، فتحتاج المنظمة إلى كم هائل من المعلومات في مختلف المستويات الإدارية.

وذلك من أجل تيسير الأعمال اليومية للمؤسسات ، ويتولد عن ذلك قدر كبير من البيانات ، فكان لابد من وجود كيان يعمل على معالجة ، وتخزين وبث هذه البيانات إلى مختلف المستويات الإدارية وكان هذا الكيان هو نظم المعلومات الإدارية والذي يضم وبصورة رئيسية وفاعلة بيئة للأعمال المعاصرة.

وذلك عن طريق دعم عمليات المؤسسة ، ودعم اتخاذ القرار الإداري وذلك من خلال القيام بمجموعة من الوظائف ، والحصول على المعلومات من مختلف المصادر ، كعمليات الجمع والتخزين ، وأيضا العمل على تصنيف وترتيب المعلومات في ملفات ، وتخزينها في قواعد المعلومات ، واستعمالها من خلال بثها للمستخدمين ومتخذي القرار .

تتضمن فوائد نظم المعلومات الإدارية القيام بعمليات التغذية الراجعة واسترجاع النتائج وتخزينها وتجديد المعلومات بشكل مستمر وفوري

فيتفق العديد من الكتاب الإداريين ، بأن المنظمات بحاجة لنظم المعلومات الإدارية ، لتمكينها من تنسيق فعاليتها والأهداف الفرعية ، لكافة الوحدات الإدارية داخلها ، والقيام بمهام التخطيط والرقابة بصورة فعالة ، فالحاجة إليها قائمة ، وطلما أن المؤسسة أو المنظمة تريد أن تبقى حية، كقوة في توجيه وتنظيم وموازنة كافة الأنشطة .

أهداف نظم المعلومات الإدارية:

من خلال تعريف نظم المعلومات الإدارية وشرح أهميتها وفوائدها، يمكن وضع عدد من الأهداف التي تسعى نظم المعلومات الإدارية إلى تحقيقها، وتتمثل في ما يلي:

يمكن تحقيق التنسيق بين أنشطة النظم الفرعية للمنظمة عن طريق ربطها مع بعضها في نظام متكامل يسمح بتدفق البيانات والمعلومات بين تلك النظم.

تُساعد في ربط أهداف النظم الفرعية للمنظمة بالهدف العام لها، وتُساهم في تحقيق الأهداف.

تدعم هذه الخطوة عملية اتخاذ القرار على جميع المستويات التنظيمية من خلال توفير التقارير التي تحتوي على المعلومات اللازمة لهذه القرارات.

يتضمن توفير المعلومات اللازمة لأغراض التخطيط والرقابة، والرقابة على عملية تداول البيانات والمعلومات.

أنواع نظم المعلومات الإدارية:

يوجد عدد كبير من التصنيفات لأنواع نظم المعلومات الإدارية، حيث تتعدد الوظائف وطرق المعالجة مع توسع نطاق الأنشطة التي تمارسها المؤسسة، وتشمل هذه التصنيفات:

تصنيف نظم المعلومات الإدارية حسب طرق المعالجة و ينقسم إلى:

1- نظم المعلومات اليدوية: وهي عبارة عن نظام لإدارة المعلومات حيث تتم جميع العمليات مثل إدخال ومعالجة وإخراج وبث المعلومات، ويتم كتابة المعلومات يدويا باستخدام السجلات والوثائق الكتابية.

2- نظم المعلومات نصف اليدوية: تتمثل نظام المعلومات الإدارية في جمع العمليات والإدخال والمعالجة والإخراج والبث على البيانات والمعلومات بنصف يدوي باستخدام الآلات المساعدة.