انواع انظمة الارشفة الالكترونية

ماهي الارشفة الالكترونية

تشمل الأرشفة الإلكترونية العديد من الأنشطة والعمليات التي تحول المستندات المادية إلى تنسيق إلكتروني عن طريق اتباع بعض الخطوات الضرورية. تواجه الشركات مشكلات رئيسية تتمثل في الوقت المحدود الذي يتعين عليها التصرف فيه نظرا للحاجة إلى التكيف مع التغييرات الديناميكية. يتيح الأرشفة الإلكترونية الوصول إلى الملفات والمستندات في وقت قصير جدا باستخدام محرك بحث متخصص، ويمكن الوصول إلى المعلومات في أي وقت وفي أي مكان، حتى عبر الهاتف المحمول .

أنواع أنظمة الأرشفة الإلكترونية

تتألف أنظمة إدارة السجلات والملفات من عناصر وأنواع أساسية، وهي:

• أدوات تصنيف السجلات هي فئات واضحة تحتوي على مجموعة من السجلات التي تم تجميعها بناءً على طبيعة النشاط، وتحتوي على السياسات والقوانين المتعلقة بتخزين السجلات في كل فئة، ويتم تطبيق هذه القوانين تلقائيًا على كل سجل يتم الاحتفاظ به داخل تلك الفئة .
• تتشمل أدوات إنشاء السجلات مسح المستندات الورقية وربطها بأنظمة أخرى لاسترداد المعلومات بشكل إلكتروني .
• تُعد أدوات إدارة السرية مفتاحًا لضمان سرية السجلات وتأمينها، حيث تقوم هذه الأدوات بتحديد من لديه الحق في الاطلاع على السجل أو عرضه، وتشمل ذلك قاعات التشفير والتوقيع والحفاظ على سياسات الخصوصية لنفس المستند من خلال النظام .
• – توجد تقنيات تخزين خاصة للحفاظ على السجلات لفترات طويلة، وضمان عدم التلاعب بها أو تغييرها عن طريق أجهزة التخزين .
• يعتبر الفحص والاختبار من العناصر المهمة لأنظمة الأرشفة الإلكترونية، حيث يضمنان عدم وجود أي تلاعب في السجلات أوسلوك غير مشروع قد تم أرشفته .

متطلبات الأرشفة الإلكترونية

لا يتطلب وجود جميع المعلومات الضرورية، ويجب علينا التسجيل والاحتفاظ بها، وإذا فعلنا ذلك لكل المعلومات التي لدينا، فلن نجد مكانًا لتخزينها، ومن بين متطلبات الأرشفة الإلكترونية هو تبني استراتيجية واضحة لإدارة السجلات

• تحديد المعلومات التي تم تسجيلها من مصادر مختلفة .
• يتم تحديد الفئات الضرورية لوضع السجلات في كل فئة منفصلة عن غيرها .
• يتم تحديد المدة الزمنية المناسبة للاحتفاظ بسجلات كل تصنيف، ولا يتم الاحتفاظ بالسجلات إلى الأبد بدون وجود سبب لذلك .
• يجب تحديد الإجراء المطلوب للتخلص من وتدمير السجلات عند انتهاء فترة الاحتفاظ التي تم تحديدها مسبقًا .
• يتعين تدريب جميع الموظفين وتعليمهم في المؤسسات والمنظمات حول أهمية الحفاظ على السجلات الضرورية .

مراحل الأرشفة الإلكترونية

تتكون عملية الأرشفة الإلكترونية للملفات والمستندات من عدة خطوات ومراحل، وهي كالتالي:

• يتم إنشاء هيكل قاعدة البيانات للأرشفة المادية وتحديد بنية قاعدة البيانات، بالإضافة إلى قواعد مسح المستندات وفهرستها .
• يتم الحصول على الصور من المستندات الأصلية باستخدام معدات مسح ضوئي متخصصة في عملية المسح الضوئي .
• تمكن الفهرسة من استرداد المستندات والملفات بسهولة وسرعة في أي وقت مستقبليًا .
• يتضمن عملية العمل هذه المعلومات والعمليات المرسلة والأشخاص الذين يستخدمون هذه المعلومات .
• يتم تشغيل الأنظمة وفقًا لاحتياجات ورغبات المستفيد من النظام، ويتم تحديد تكوين النظام بناءً على ذلك .
• يتم تقديم خدمة الصيانة للنظام بعد التنفيذ إذا رغب العميل في ذلك .

برامج الأرشفة الإلكترونية

هناك العديد من البرامج والأنظمة الإلكترونية للأرشفة، ومنها ما يلي:

• برنامج إدارة الوثائق

يقوم برنامج إدارة البيانات والمستندات بإدارة هذه الوثائق من بداية عملية إنشائها وحتى تخزينها، ثم توزيعها في جميع أنحاء المؤسسة، مما يساعد على زيادة الكفاءة وتقليل التكلفة وتخفيض حجم الفوضى المرتبطة بحفظ السجلات والمستندات الورقية .

• نظام بيتريكس 24

يعد نظام إدارة المستندات المجاني الأساسي واسع الانتشار الذي يستخدمه ملايين الشركات حول العالم، وهو متوفر في جميع مناطق العمل .

• برنامج file hold

يستخدم في المؤسسات الكبرى التي تضم أكثر من 20 مستخدمًا، ويتم من خلاله التحكم في الإصدار، وسير العمل، والويب، وسطح المكتب، والجهاز المحمول .

• Only office

هو عبارة عن مجموعة مكتبية آمنة عبر الإنترنت تهدف إلى مساعدة الفرق في الإدارة ، والتعاون مع التركيز القوي على الملفات ، والمستندات ، يجعل ذلك النظام تخزين ، ومشاركة الملفات أمر سهل للغاية ، ويأتي مزود بميزات إدارة المهام التي تجعله متجر يشمل جميع احتياجات تخزين إدارة المستندات . 

• الوثيقة المنطقية

سوف يساعد ذلك البرنامج أي مؤسسة على التحكم في عمليات إدارة المستندات الإلكترونية الخاصة بها ، وإنشاء أي مستند ، وتنسيقه ، والمشاركة في تأليفه داخل مؤسستك ، ونجد أن واجهة البرنامج سهلة للغاية ، وخاصة للمبتدئين ، وسوف تعمل على تحسين الإنتاجية بشكل كبير بفضل تلك الواجهة سهلة الاستخدام .

• ملفاتDMS M

هي طريقة بسيطة لإدارة الملفات الإلكترونية، حيث يتم إدارة وحفظ المستندات الإلكترونية بالكامل لتوفير الوقت وزيادة إنتاجية العمل. كما يمكنك تتبع الملفات التي يتم العمل عليها في الوقت الحالي ومتابعة التغييرات التي يتم إجراؤها على ملف معين .

تحليل نظام الأرشفة الإلكترونية

تسهل الأرشفة الإلكترونية سرعة وسهولة الوصول إلى الملفات ، والمستندات في أي وقت وأي مكان عن طريق استخدام محرك بحث متخصص في ذلك ، والذي تم تطويره بواسطة ELO ، ويمكن أن يكون للوثائق مستويات متنوعة ، ومختلفة من الوصول ، وذلك يكون وفقاً للقسم ، ويمكنك الاطلاع على تدفق البيانات ، وسجل التعديلات في أي وقت .

يتوفر هذا التطبيق بالعديد من المزايا، منها تأمين الوصول إلى الأرشيف، وتخزين الاستراتيجيات وفقا للقوانين، وتصفح والوصول إلى الويب للاستفادة من الأرشيف، وسهولة الوصول إلى المعلومات والوثائق والملفات عبر الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية، والتصميم سهل الاستخدام لتمكين الوصول إلى المعلومات التي تمت أرشفتها بناء على الاحتياجات .

دورة الأرشفة الإلكترونية

تهدف دورة الأرشفة إلى مجموعة من الأهداف وهي كالتالي :-

• إنشاء البنية الرقمية .
• التفحص .
• الفهرسة .
• التخزين .
• إنشاء تدفقات البيانات .
• تشغيل الأنظمة .
• صيانة النظام .