الهدف الوظيفي للإداري

الهدف الوظيفي قد يكون جزء هام من أي سيرة ذاتية ، ومن المهم أيضًا أن يذكر الإداري مهاراته ، وكفاءته بشكل جيد ، وهناك بعض الأهداف الوظيفية للموظف الإداري ، والتي يحتاج بالاحتفاظ بها في سيرته الذاتية إذا كان يريد الحصول على منصب إداري جيد ، والموظف الإداري يعمل على تشغيل أنشطة المؤسسة بسلاسة وكفاءة ، ومن ضمن أهدافه الرئيسية توجيه ، ومراقبة الخدمات التي تقوم بدعم المؤسسة ، والتي تعمل على تسهيل نجاح أي مؤسسة ، وما يثبت نجاح الهدف الوظيفي للإداري النتائج التي يحققها في المنظمة .

الهدف الوظيفي للإداري

في الواقع، أن تكون مديرا في شركة ما يعني أن يتوقع أصحاب العمل منك تقديم الكثير والحفاظ على سير الأمور بسلاسة داخل المنظمة. وعندما يقوم المدير بكتابة هدف مهني لأي وظيفة إدارية، يجب أن يركز على المهارات التي تساعد في الحفاظ على تلك المؤسسات على الطريق الصحيح. والغرض من الهدف المهني للمدير هو إبلاغ صاحب العمل عن نجاح خطة المدير وتحقيق أهدافه المهنية. ويكون من الجيد بالنسبة لأي مدير عند كتابة الهدف أن يشمل المجال الذي يهتم به وأن يصف كيف يرغب في استخدام مهاراته لصالح الشركة التي يعمل فيها .

مهارات الموظف الإداري

التواصل الفعال

تعمل معظم المؤسسات على توفير وسيلة اتصال عبر البريد الإلكتروني، وخاصة على مواقع الويب، حيث يكون المسؤول هو الشخص الذي يستقبل الاتصالات ويوجه المتصل بشكل مناسب. يشير التواصل الفعال الذي يحدث في جميع أنحاء المنظمة وبين الإدارات المختلفة إلى كفاءة المدير وقدرته على أداء دوره بشكل جيد. يعمل مدير الإدارة على الحفاظ على جميع قنوات الاتصال داخل المنظمة وخارجها مع المجتمع الخارجي، ويسهل التواصل المتبادل بين جميع موظفي المؤسسة عن طريق الهاتف والبريد الإلكتروني، ويعمل على تحديثهم بشكل مستمر لمواكبة جميع التطورات .

إدارة المكاتب

يقوم مدير الإدارة بالأشراف على جميع أعمال استقبال ضيوف المكتب وتوجيههم ، وكذلك الأعمال الكتابية ومنها الجدولة ، وإدخال البيانات ، وأيضاً الاتصالات الهاتفية ؛ فنجد إن الحرص في هذه المهام ، وتسليمها بشكل يومي يحافظ على المؤسسة ، وعملها بشكل سلس وبسيط ، كما يسهل مختلف الأنشطة والمهام الأخرى لباقي الأقسام ، ويؤدي مدير الإدارة واجباته من أجل جعل الإدارة تصبح استثنائية ؛ فهو المسؤول عنها ، وعن كل ما يتعلق بها بشكل يومي .

الكفاءة الوظيفية

تميز المدير الناجح عن غيره بفضل كفاءته الوظيفية، حيث يتمثل دوره في تنسيق جميع الوظائف التنظيمية بشكل سليم، بما في ذلك تنظيم المؤتمرات والحفلات والاجتماعات، والاحتفاظ بالملفات والسجلات، ونشر المعلومات للموردين والمديرين والموظفين. يشرف المدير الناجح على تنفيذ اللوائح المعتمدة من قبل المنظمة، ويجب أن يلتزم بتنفيذ سياسات المنظمة بشكل صحيح .

التخطيط التنظيمي

يعمل مدير الإدارة مع جميع الإدارات الأخرى داخل المؤسسات، ويستقبل مختلف الاستفسارات سواء من داخل المنظمة أو من خارجها، ومن خلال ذلك يستطيع جمع كافة المعلومات حول مهام كل قسم في المنظمة، ويكون مدير الإدارة على تواصل دائم لمعرفة احتياجات المنظمة وما يلزمها من لوازم تنظيمية، ويتابع التكاليف، ويقوم بوضع استراتيجية لمعرفة ضمان الجودة .

التركيز على التنظيم

لابد أن يتميز مدير الإدارة بمهارات تنظيمية ؛ حتى يستطيع تتبع العديد من العناصر والأحداث المختلفة والمهمة ، ومسؤول الإدارة الذي يتمتع بالمهارات التنظيمية الممتازة ، يمكنه القيام بعدة مهام مع العديد من الشركات ، وخاصة المتنامية ، وتبسيط العمليات لصالح شركته ، وكذلك زملاء العمل .

التركيز على التكنولوجيا

إتقان أحدث التقنيات الحديثة في عالم التكنولوجيا والتعامل معها بسهولة يساعد مدير الإدارة على تحقيق النجاح بشكل أسرع داخل المنظمة. فالشخص المسؤول عن العمل داخل المنظمة سيقدر قدرة المدير على التعامل مع أنواع البرامج وإزالة الفيروسات التي تهاجم الكمبيوتر وإنشاء جداول بيانات وما إلى ذلك. فكونه محترفا إداريا في مجال التكنولوجيا والبرمجة سيعزز مكانته في المنصب .

التركيز على المهارات العملية

الأمور الرئيسية الخاصة بالمهام الإدارية تكمن في معالجة الملفات ، وإدخال البيانات ، والإنتاج للمواد اللازمة للمؤسسة ؛ فدائما مطالب من المسؤول تنفيذ العديد من المهام من سحب البيانات ، وكتابة التقارير ، وطبعها ، وتوزيعها ، وعند كتابة أي هدف وظيفي يتم التركيز على المهارات العملية .

التركيز على حل المشكلات

هدف الإدارة هو التأكد إن جميع الأمور تسير بسهولة داخل المنظمة ، وبعيدة عن المشكلات ، والذي يقوم بحلها دائماً هو مسؤول المكتب ؛ فقد تواجه مشكلات مثل تأخر التقارير التي لابد من تحضيرها على اجتماع الظهر ؛ فعلى مدير الإدارة ، أو المسؤول سرعة البحث عن حل لهذه المشكلة ، والعديد من المشاكل الأخرى التي تواجه المسؤول بشكل يومي ، وعليه أن يقوم بإيجاد حل مناسب لها بشكل فعال .

المساعدة الإدارية

لابد من وجود مساعد إداري في أي عمل ناجح ؛ فهو دائما له الفضل في نجاح المنظمة ، ويعمل من خلف الكواليس ، ويساعد في الحفاظ على المؤسسة ، والمساعد الإداري من أكثر الموظفين قيمة ، لأنهم يعملون بشكل فعال داخل المؤسسة ، كما إنهم يقوموا بمساعدة المؤسسة على تحقيق أهدافها المرجوة .

يعود ذلك إلى وجود خطة أعمال مسبقة يتم وضعها من قبل مدير الإدارة. بالطبع، يجب أن يكون لدى المساعد الإداري فهما جيدا لأهداف الموظف المكتوبة والمتوقعة، وذلك لضمان أداء المهام اليومية بشكل جيد. في كثير من الأحيان، يكون لدى هؤلاء الموظفين فهم غامض للمهام المطلوبة منهم والوصف الوظيفي الدقيق. ويعتبر التواصل المستمر بشأن هذه المسائل أداة قيمة لتوضيح توقعات الوظيفة، ويمكن للمسؤول استخدامها عند تقييم أداء الموظفين خلال فترة العمل .

مهارات السيرة الذاتية للموظف الإداري

يمكن ذكر بعض المهارات في السيرة الذاتية عند التقدم لوظيفة موظف إداري، وفيما يلي بعض الأمثلة على تلك المهارات.

• اتقان تكنولوجيا الكمبيوتر .
• التواصل اللفظي القوي وكذلك التواصل المكتوب .
• فهم المهارات التنظيمية .
• القدرة على التخطيط لمهارات التخطيط الاستراتيجي .
• مهارات إدارة الوقت جيدة .
• تكييف التغييرات بسرعة .
• القدرة على التنبؤ بالاحتياجات .
• القدرة على تحديد موعد وإدارة البريد الإلكتروني .
• اتقان إدخال البيانات ومجموعات الطلبات .
• القدرة على تنظيم الأحداث المختلفة .
• القدرة على تقديم خدمة عملاء ممتازة .