تُعد وظيفة إدخال البيانات من بين الوظائف الحديثة النوعية في سوق العمل، وتشهد شركات ومؤسسات العمل إقبالًا كبيرًا عليها، ولكنها تتطلب مجموعة من المهارات الشخصية الهامة لتحقيق النجاح فيها .

وظيفة مدخل بيانات

تعد وظيفة إدخال البيانات Data Entry من الوظائف التي تحتاجها جميع الشركات بغض النظر عن حجمها؛ حيث يلتزم مدخل البيانات بتسجيل جميع بيانات الشركة والجداول المتعلقة بها بشكل منظم وواضح لكي يتمكنوا من الرجوع إليها في أي وقت، ويتم توفير الحماية اللازمة لتلك المعلومات والبيانات .

أهم مهارات مدخل البيانات

تعتبر بعض المهارات الشخصية الضرورية لمدخل البيانات لتنفيذ مهامه بنجاح، مثل

يجب أن يكون المرء على دراية بمهارات استخدام الحاسوب وبرامج تحرير الجداول المختلفة، وخصوصًا برامج مايكروسوفت أوفيس مثل برنامج إكسل Excel .

يمكن استخدام واحد أو أكثر من برامج المحاسبة المختلفة، ومن بين الأكثر شيوعًا برنامج Peachtree وبرنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وغيرها .

يتميز العمل عبر الإنترنت بالقدرة على البقاء متصلًا لفترة طويلة والعمل تحت الضغط، خاصة إذا كانت هناك حاجة لذلك .

-لا بُد أن يتحلى مدخل البيانات بالسرعة الفائقة في إدخال البيانات المختلفة لأن من المطلوب منه أن يقوم طوال الوقت بإدخال عدد كبير جدًا من البيانات والأسماء والأرقام وغيرها ، ولكن لا بُد أيضًا أن يتحلى بالدقة وعدم وجود أي أخطاء سواء إملائية أو غيرها ؛ لأن هذه البيانات سوف تعتمد عليها الشركة فيما بعد في اتخاذ القرارات الهامة في الكثير من الأمور ، وبالتالي ؛ لا بُد من توفر عنصر الدقة أثناء إدخال البيانات ولا سيما إذا كانت وظيفة مدخل البيانات في مستشفى أو مركز طبي أو غير ذلك .

يجب على موظف إدخال البيانات أن يتمتع بالقدرة على تحليل مجموعة متنوعة من المستندات وجمع البيانات المطلوبة منها بمهارة وانتباه ويتحلى باليقظة .

من الضروري الحفاظ على علاقات طيبة مع زملاء العمل، وخصوصًا العاملين في قسم الحسابات والعمليات وغيرهم، حيث إنهم هم من يقومون بتحويل المستندات والسجلات التي تحتوي على البيانات التي يتم تدوينها في برامج الحاسوب .

يُعد الحفاظ على سرية البيانات من أهم ميزات مدخل البيانات الناجح، ولذلك يجب على مدخل البيانات الحرص على حماية أسرار عمله وعدم الكشف عنها حتى لأقرب الناس إليه .

حماية البيانات من السرقة هي أيضًا مسؤولية مدخل البيانات المحترف، ولذلك يجب أن يتواصل مع بعض المبرمجين وخبراء الحاسوب لتوفير جميع أدوات الحماية والسرية المتاحة على البيانات المسجلة على الحاسوب .

يتجاهل البعض النقطة الهامة التي تتعلق بمراجعة البيانات التي تم إدخالها مرة أخرى، وعلى الرغم من أن هذا الأمر مرهق ويتطلب بذل بعض الوقت والجهد، إلا أنه يساعد على زيادة دقة البيانات المسجلة .

توفير طريقة مرجعية سهلة نسبيًا؛ يمكن من خلالها الرجوع بسهولة وسرعة إلى أي بيانات تحتاج إليها المؤسسة، دون أي جهد زائد .

– يجب أيضاً الالتزام بتسجيل المصادر التي تم جمع تلك المعلومات والبيانات منها حتى تكون موثوقة وصحيحة .

– يتم تأمين البيانات عن طريق إجراء نسخ احتياطية لجميع البيانات والمعلومات لحمايتها من الضياع أو الفقدان لأي سبب .