المقصود بالإدارة الالكترونية وخصائصها

الإدارة الالكترونية هي نوع جديد من إدارة الأعمال التى ظهرت مؤخرا مع التطور التقني والتكنولوجي الحديث، والتي سهلت كثيرا من إدارة المؤسسات والارتقاء بها لتساير الحداثة وتواكب التطور التكنولوجي الحديث، ولا شك أن هذا النوع من الإدارة أصبح مطلوبا جدا في الآونة الأخيرة لما له من قدرة على تيسير الأعمال وتيسير التنقل من قسم لآخر ومن فرد لآخر داخل المؤسسة وبكل بساطة، ولذا فإن هناك العديد من الصناعات والمهن التي ارتبطت بالإدارة الالكترونية وراحت توفر خدماتها ومنتجاتها تساعد المديرين الالكترونيين، وتختلف تلك الخدمات ما بين تقنية وفنية وعلمية وإدارية … الخ

المقصود بالإدارة الإلكترونية
تتضمن الإدارة الإلكترونية العديد من التعريفات والمعايير التي توضح ماهيتها، ويمكن تلخيص تلك التعريفات في نقاط منفصلة ومختصرة توضح كل جزء من الإدارة الإلكترونية، وتتضمن تلك النقاط:

1- هي عبارة عن إدارة مؤسسية ولكنها بلا أية أوراق مادية، إلا أن الورق في حد ذاته وما يحويه قد يكون موجودا وبكثافة ولكن على هيئة بيانات تقنية في أرشيف إلكتروني محفوظ، ويتم تداوله عبر البريد الإلكتروني، والأدلة والمفكرات الإلكترونية وكذلك عبر الرسائل الصوتية ونظم المتابعة الآلية الحديثة.

تتميز الإدارة الإلكترونية بعدم الحاجة إلى مقر محدد وعدم الاقتصار على مكان معين، وذلك لأنها تعتمد بشكل أساسي على الهاتف الجوال ووسائل الاتصال الحديثة.

3- ومن ضمن تعريفات الإدارة الإلكترونية أنها إدارة بلا زمان، ولا تعتمد على مواعيد وتوقيتات معينة، لأن بإمكان المسؤول عن تلك الإدارة أن يتابع مهام عمله من المنزل، وبتلك الطريقة يمكن إدارة أية مؤسسة على مدار 24 ساعة في اليوم وخلال 7 أيام في الأسبوع دون أية عوائق، والتكنولوجيا سهلت كثيرا من هذا النوع من الإدارات.

4- الإدارة الالكترونية لا يعوقها معايير وتحكمات وعوائق وتنظيمات جامدة، ولا توقيتات ولا نقص موارد عديدة كما نرى في الإدارات التقليدية العادية، ويحتاج المدير الالكتروني فقط جهاز كمبيوتر وهاتفه الجوال وشبكة الإنترنت، ويبدأ في متابعة وتقييم والإشراف والرقابة على المؤسسة والكيان الذي يديره.

ما سبق عرضه من نقاطٍ هو ما يُمثِّلُ معنى الإدارة الإلكترونية والمقصود منها، حيثُ أننا إذا جمعنا تلك النقاط في ترابط واحدٍ، أنتجَ لنا المعنى الشامل للإدارة الإلكترونية.

خصائص الإدارة الإلكترونية
تهتم الإدارة الإلكترونية بمعالجة وإدارة وتعديل وتنقيح الملفات بطريقة تقنية أسهل بكثير من إهمالها أو الاكتفاء بحفظها.

تتضمن خصائص الإدارة الإلكترونية القدرة على عرض أي محتوى بشكل أوضح وسمعي وبصري، بدلاً من القراءة الطويلة والمملة.

في الإدارة التقليدية يتم التخلص من الوثائق الغير صالحة وإعادة كتابتها من جديد، في حين لا يتم إتلاف الوثائق في الإدارة الحديثة عادةً، ويمكن حفظها وتبادلها ونسخها بسرعة على أكثر من ذاكرة إلكترونية.

4- يتم الاستغناء تماما عن أقسام الصادر والوارد المنوط بها التعامل مع البريد ورسائل العملاء والشركاء والمنافسين وغيرها من التلغرافات والبرقيات، ونستبدلها بالبريد الإليكتروني وهو الشائع استخدامه حاليا للحد الذي لم يعد معه عمل أو وظيفة أو مهنة ما يمكن أن تتم إلا باستعمال البريد الالكتروني.

لم يعد أصحاب الإدارات الإلكترونية بحاجة إلى تنسيق وكتابة محضر اجتماعات، حيث أصبحت التقنيات الحديثة توثق وتسجل كل ما يتم بالصوت والصورة .

تتميز الأنظمة التقنية الحديثة بقدرتها على الكشف الكامل عن النظام واكتشاف الأخطاء والثغرات دون تعب أو مجهود بشري، وبالتالي لا يتطلب المتابعة والإشراف والرقابة والتقييم جهدًا بشريًا.

من خصائص الإدارة الإلكترونية هو سهولة تجهيز الاجتماعات واللقاءات والندوات المختلفة، والتي كانت في الماضي تتطلب مخاطبات وتجهيزات واتفاقيات وتنسيقيات لضمان حضور جميع المدعوين في الوقت المحدد دون وجود أعذار من قبل المسؤولين عن تنظيم الفعاليات.