الفوترة الالكترونية .. شروط و طريقة العمل في المرحلة الاولى

قامت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية منذ عدة أشهر بإنشاء ورشة عمل حول الفوترة الإلكترونية، وشاركت فيها بالكثير من المعلومات حول أحد أهم المشاريع الوطنية التي تساهم في نقلة نوعية كبيرة في الاقتصاد الوطني

موعد تطبيق الفوترة الإلكترونية 

رسميا، اعتبارا من الرابع من ديسمبر الحالي 2021، تم تطبيق المرحلة الأولى، المعروفة بمرحلة الإصدار والحفظ من الفاتورة الإلكترونية، على المسجلين في ضريبة القيمة المضافة

يمكن تلخيص عملية تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية في النقاط التالية: 

• صدرت لائحة الفوترة الإلكترونية في 4 ديسمبر 2020 .
• في يوم 28 من شهر مايو عام 2021، تم إصدار الضوابط والمتطلبات والمواصفات الفنية والقواعد الإجرائية اللازمة لتنفيذ أحكام لائحة الفوترة الإلكترونية .
• سيتم البدء في إجبارية إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية اعتبارًا من 4 ديسمبر 2021 .
• 1 يناير 2023 يعتبر بداية المرحلة الثانية .

تشمل المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية الالتزام بالربط مع أنظمة الهيئة. إذا كنت تنسى هذا التاريخ، فإن الهيئة ملزمة بإرسال إشعار قبل الربط بستة أشهر على الأقل

ما هي الفوترة الإلكترونية في السعودية ؟ 

الفاتورة الإلكترونية هي عملية تحويل جميع الفواتير الورقية إلى فواتير إلكترونية يمكن معالجتها بشكل إلكتروني بين البائع والمشتري .

وبالتالي، يتم إصدار الفواتير بشكل إلكتروني ويتم حفظها أيضًا بشكل إلكتروني، ويتم ذلك من خلال نظام شامل إلكتروني يحتوي على جميع الطلبات المتعلقة بالفواتير الضريبية .

تشمل الفوترة الإلكترونية أيضًا ما يسمى بالإشعارات الإلكترونية، والتي تنتج عن التعديلات على الفاتورة الإلكترونية، ويجب إصدارها أيضًا بشكل إلكتروني .

وهذا يعني أنه في حال حدوث أي تغييرات في الفاتورة الإلكترونية، يجب أن تصل هذه الإشعارات الإلكترونية إليك .

أما بالنسبة للأنظمة المحوسبة المفوترة، فهي مجموعة من الأجهزة والبرامج الإلكترونية المتخصصة في إصدار هذا النوع من الفواتير وإشعاراتها .

الخلاصة من ذلك هي أن استخدام نظام الفوترة الإلكترونية يجب أن يكون متوافقًا مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بالإضافة إلى أي نوع آخر من الفواتير، والتي يجب أن يتم قبولها .

إذا أضفت بياناتك في ملفات PDF أو Word أو Excel، فهي لا تعتبر فواتير إلكترونية، والفواتير الورقية التي يتم تصويرها بالماسح الضوئي لتحويلها إلى إلكترونية لا تعمل أيضا. والفواتير المكتوبة بخط اليد لم تعد ضرورية

طريقة عمل الفوترة الإلكترونية 

تتألف الفاتورة الإلكترونية من مرحلتين رئيسيتين، حيث تعتمد المرحلة الأولى التي بدأت في 4 ديسمبر، على الفواتير الضريبية للمنشآت والقطاع الحكومي والفواتير البسيطة للأفراد في عملية تطبيق الفاتورة الإلكترونية، وهناك اختلاف في عملية التطبيق بين المرحلتين .

فيما يتعلق بالفواتير الضريبية، يتم إصدارها بشكل إلكتروني من قبل الموردين، ويتم مشاركتها مع المشتري، ثم يتم حفظها بشكل إلكتروني .

يتم إصدار الفاتورة الضريبية المبسطة بشكل إلكتروني من قبل المورد، ثم يتم مشاركتها بشكل إلكتروني مع العميل، ويمكن للعميل مسح رمز QR للفاتورة، ثم يتم حفظ الفاتورة الإلكترونية .

في المرحلة الثانية، يتم الربط والتكامل بين الموردين والمشترين، والتي ستبدأ في يناير 2023، حيث يتم إصدار الفاتورة الضريبية من المورد عبر منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ثم يتم مشاركتها مع المشتري وأخيرًا تحفظ بشكل إلكتروني .

فيما يتعلق بالفواتير البسيطة للأفراد، تصدر من المورد إلى العميل، الذي يمكنه مسح الرمز للاطلاع عليها، وتحفظ بشكل إلكتروني، ويتم مشاركتها مع الهيئة من خلال منصة البيئة، سواء من قبل المورد أو العميل

ما هي شروط الفوترة الإلكترونية ؟ 

تختلف الشروط في إصدار الفاتورة الإلكترونية حسب المرحلة، خلال المرحلة الأولى الخالية لابد أن يتم إصدار الفواتير الضريبية بأي صيغة إلكترونية، وهذا يعني أنه ليس هناك صيغة محددة في الوقت الحالي

يجب حفظ الفواتير الضريبية بتنسيق إلكتروني وإضافة حقول إضافية في الفاتورة الإلكترونية إذا لزم الأمر .

وتحتوي المرحلة الثانية، التي تعد الأهم، على عدد من الشروط الضرورية والمهمة، كما يتضمن ذلك النقاط التالية: 

• يجب أن يتم إصدار الفواتير الضريبية بشكل إلكتروني بتنسيقين محددين، وهما إما بتنسيق XML أو PDF/A3، ويجب أن يتضمن التنسيق الثاني أيضًا تنسيق XML .
• يجب حفظ الفواتير الضريبية بنفس الصيغة المذكورة إلكترونيًا .
• يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية المزيد من الحقول الإضافية، مثل ختم التشفير .
• من الضروري أن يتم تكامله مع أنظمة الفوترة الإلكترونية .

QR الفاتورة الإلكترونية

– عند استخدام العميل لرمز الـ QR، يتم عرض مجموعة من المعلومات بشأن الفواتير، وتختلف هذه المعلومات أيضًا باختلاف المرحلة .

في المرحلة الأولى، يجب عرض المعلومات التالية على العميل: اسم المورد، رقم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة، الطابع الزمني للفاتورة بالتاريخ والوقت، إجمالي قيمة الفاتورة، وإجمالي ضريبة القيمة المضافة .

يجب وجود دالة التشفير Hash للفاتورة أو الإشعار الإلكتروني، بالإضافة إلى ختم التشفير المعروف باسم Cryptographic Stamp والمفتاح العام المستخدم لختم التشفير Public Key، لإتمام الانتقال إلى المرحلة الثانية .

خطوات إصدار الفاتورة الالكترونية المرحلة الاولى في السعودية

في البداية، يمكن الاعتماد على برنامج المبيعات أو تحديث برنامج الحسابات لإصدار الفاتورة، ثم اتباع الخطوات اللازمة لتعلم كيفية إصدار وحفظ الفاتورة الإلكترونية 

• يجب عليك في البرنامج الانتقال إلى البيانات الأساسية ثم إلى دليل الحسابات .
• يمكنك بدء ملء البيانات بإدخال رقم الحساب واسم الحساب ثم حفظها .
• يتم الانتقال إلى البيانات الأساسية ثم إلى أكواد المتعاملين .
• يجب إضافة الكود في المكان المخصص ، ثم اختيار كود الدولة وكود المدينة وملء بقية البيانات ، ثم النقر على حفظ .
• يجب الانتقال إلى الحركات اليومية ، ثم الانتقال إلى المبيعات الضريبية ليتم عرض شاشة الفاتورة الضريبية لك .
• املأ البيانات الأساسية للفاتورة ثم أضف المنتجات والتكاليف .
• بعد الانتهاء، نقوم بالضغط على الزر السفلي للـ PDF لإصدار نسخة الفاتورة بتنسيق PDF على الجهاز .

قد تختلف خطوات إصدار الفاتورة الإلكترونية (الفوترة الإلكترونية) حسب نوع البرنامج المستخدم .