الفهرسة هي طريقة لعرض محتويات الكتاب، ويتم ترجمة عناوين الكتاب لتشكل الفهرس، والجزء الذي يلخص محتويات الكتاب هو الفهرس. ويمكن تعريفه بأنه قائمة تحتوي على كل محتويات الكتب. هناك العديد من أشكال الفهارس المتعارف عليها، منها الفهرس البطاقي والفهرس الالكتروني .
وظائف الفهرس
– تم اقتراح فكرة إنشاء فهرس لتقديم إجابات على أسئلة متعددة ومثيرة للاهتمام التي قد تهم رواد المكتبات، بما في ذلك الإجابة عن أسئلة حول إمكانية توفر نوع محدد من الكتب في المكتبة، أو لأحد المؤلفين، أو الكتب المترجمة، وتوفير خدمة لرواد المكتبات حول مواقع الكتب ورفوفها والمعلومات الببليوجرافية الخاصة بها .
أشكال الفهرس
– الفهرس المطبوع .
– الفهرس البطاقي .
– الفهرس المحزوم .
– الفهرس المحوسب .
– فهرس الاتصال المباشر بالجمهور .
– الفهرس في شكل القرص المدمج .
– الفهرس في شكل مصغر .
نبذة عن الفهرس البطاقي
تتكون بطاقات الفهرسة من ورق سميك نسبيا وذات حجم موحد، وتثقب في أحد أطرافها لتسهيل حفظها في صندوق خاص بها. ويتم كتابة مجموعة من البيانات والمعلومات المتعلقة بالمصدر على كل بطاقة مستقلة، حيث يعتبر كل مدخل وحدة مستقلة بذاته، ويتم كتابة كل مدخل في بطاقة مستقلة عن غيره، ويتم وضع المدخل في رأس البطاقة. وتتألف هذه المداخل أو البطاقات على النحو التالي:
أ- يمثل مقدمة الكاتب أو بطاقة الكاتب .
ب- مدخل العنوان أو بطاقة العنوان .
ج- مدخل الموضوع أو بطاقة الموضوع .
يمكن أن يكون لدينا أكثر من بطاقة للموضوع في نفس الكتاب، وتسجل مجموعة من المعلومات الببليوجرافية في بطاقة كل كتاب، وترتب بطاقات الفهرس البطاقي داخل الفهرس وفقًا لترتيب محدد .
نبذة عن الفهرس الالكتروني
الفهرسة الإلكترونية هي عملية تخزين البيانات الوصفية والموضوعية عن مصادر المعلومات في المكتبة باستخدام الحاسوب، والفهرس الإلكتروني هو أحد الطرق الحديثة للفهرسة، وظهر بعد استخدام الحاسوب في الأعمال المكتبية ومراكز المعلومات بشكل عام وفي أعمال الفهرسة بشكل خاص .
– و ترجع أهمية الفهرس الإلكتروني إلى أن أي مكتبة أو مركز معلومات لا يمكنه الاستغناء عن الفهرس الإلكتروني لأسباب أهمها ما يلي : كثرة مجموعات المكتبات حتى أصبح بعضها يضم الملايين من مصادر المعلومات ، و كثرة الموضوعات التي تتناول مصادر المعلومات ، و توفير وقت الباحث و جهده في الوصول إلى مصادر المعلومات .
النظام الإلكتروني للمكتبة هو جزء من نظام المعلومات الإلكتروني في أي مؤسسة، وفي الدول العربية، يعرف نظام المكتبة الإلكترونية عادة بأنه برنامج يمكن تشغيله على الحاسوب لفهرسته ووصفه لمختلف موارد المعلومات في المكتبة .
كيفية فهرسة الكتب
يتم فهرسة الكتاب عن طريق ترتيب جميع المواضيع الرئيسية فيه، ووضع رقم الصفحة لبداية كل موضوع، ثم ترميز كل موضوع برقم تسلسلي يبدأ من الرقم واحد، وترميز العناوين الرئيسية لكل موضوع برقم تسلسلي يبدأ من رقم الموضوع، ثم وضع نقطة وبعدها رقم العنوان الرئيسي بتسلسل مثل 1.1، وفي النهاية وضع المصادر والمراجع التي استخدمت للحصول على المعلومات .
– ضع مجموعة من العناوين الرئيسية و الفرعية ، بحيث يقابل كل عنوان رقم الصفحة التي جاء بها بدء من أول صفحة في الكتاب حتى آخره ، فمثلاً من الممكن أن يبدأ الفهرس ؛ كالتالي : الإهداء ، و رقم الصفحة المقدمة ، و رقم الصفحة الفصل الأول ، و رقم الصفحة عنوان فرعي ، و رقم الصفحة الفصل الثاني ، و رقم الصفحة ، و واصل كتابة العناوين الرئيسية و الفرعية متبعاً كلاً منها برقم الصفحة الذي تشغله العناوين ، حتى ينتهي من الكتاب كاملاً ، ليسهل على القارئ البحث عما يريده داخل كتابه ، و يجب تحديد مكان الفهرس المكتوب إما في بداية الكتاب أو في نهايته مع ترتيب الفصول و الأبواب .