ما هو التعميم
التعميم هو إعلان يتم طباعته عادة على صفحة أو نشرة لنشر المعلومات عبر شبكة واسعة من الأشخاص، مثل الموظفين أو الأقسام أو الفروع أو العملاء في مجال الأعمال.
قد يتطلب سير العمل إجراء عدة أحداث تستدعي إرسال رسائل دائرية، وباستخدام هذه التعاميم يقوم المرسل بتزويد الأشخاص المعنيين ببعض المعلومات، وتُسمى عملية إرسال هذه التعاميم إلى المستفيدين باسم “التعميم.
تستخدم لأغراض وأحداث مختلفة، مثل دعوة الموظفين للاجتماعات وحملات البيع وفرض قواعد اللباس والإعلان عن التطورات الخاصة، مثل تغيير العنوان وإعادة التنظيم والتمديد.
ومن النقاط التي يجب مراعاتها أثناء صياغة منشور التعميم مايلي:
- سيتم جمع توقيع القارئ كدليل على نقل المعلومات.
- يجب أن يتم كتابتها بلغة واضحة وسهلة الفهم .
- يجب أن تتم طباعته أو تدويره .
- يتم كتابة “سيدي العزيز” أو “سيدتي” كتحية عامة.
- يتم تحضير المنشورات مرة واحدة ثم يتم تدويرها مع ترك مساحة لتفاصيل متغيرة، لتوزيعها على مستلمين مختلفين لإضفاء الطابع الشخصي، يمكن إدراج الاسم والعنوان والتحية الفردية في تلك المساحات بعد أن يتم تدويره وتوجيهه إلى فرد واحد عن طريق البريد. ومع ذلك، يمكن أيضًا توزيعها بشكل عشوائي. كما يمكن أن تصدر كإعلان في الجريدة.
أنواع التعاميم
- تعميم عام
- تعميم رسمي
- تعميم تجاري
- تعميم المبيعات أو التعميم التجاري
الهدف من التعميم
- للإبلاغ عن السياسات والإجراءات الجديدة.
- للدعاية للبضائع المراد شراؤها أو بيعها.
- للتأثير على القراء، علينا تقديم نقاط واقعية حول الشركة وعروضها.
- لخلق اهتمام القراء بالمحتويات.
- لكسب ثقة القارئ.
- لتشجيع المبيعات.
- لدعوة الاقتراحات.
محتويات منشور التعميم
- عدم وجود مرجع المرسل
لا يوجد مرجع المرسل في التعميم لأنه لا يتوقع رداً من المرسل، وإنما يريد إيصال المعلومات إلى عدد من العملاء.
- عدم وجود عنوان داخلي
يكون العنوان الداخلي غير موجود في التعاميم لأنها نسخ مطبوعة وموجهة إلى مستلمين مختلفين، لذلك لا يتم طباعة العنوان الداخلي مسبقًا، ويتم ذكر العنوان الفردي في الهامش السفلي الأيسر عند إرسال الرسالة.
- استخدام التحية المجمعة
تستخدم التحية المدمجة لزيادة قابليتها للاستخدام على مجموعة متنوعة من المستخدمين.
- استخدام كتلة التوقيع
يتم إعداد كتلة التوقيع الخاصة بالمفوض للتوقيع ولصقها على الخطاب أثناء عملية الطباعة.
- رسالة خاصة
في حالة وجود نشرة مبيعات، يجب صياغتها برسالة خاصة.
ما هو الإشعار
يشير الإشعار بشكل ضمني إلى نقاط معينة من المعلومات المتعلقة بالحقائق، ويتم توصيلها بواسطة مندوب من المنظمة إلى أطراف مختلفة مثل الموظفين والعملاء والموردين وغيرهم. عندما يتعلق الأمر بالاتصالات داخل المنظمة، يتم إرسال الإشعارات مع جدول الأعمال مسبقا لجميع الأعضاء، وذلك لعقد الاجتماعات
تمتلك العديد من المنظمات لوحات إعلانية ظاهرة في أماكن بارزة في جميع أنحاء المكتب، ويمكن رؤيتها من قبل الأشخاص المعنيين. يتوقع أن يقرأ كل عضو في المنظمة محتواها، وهي معروضة أيضا على موقع الشركة
النقاط التي يجب مراعاتها أثناء صياغة الإشعار
- يجب استخدام ورق الشركة لكتابة أو طباعة الإشعار.
- يتطلب الإشعار أن يتضمن تفاصيل كاملة عن يوم ووقت وتاريخ ومكان الاجتماع.
- يجب ذكر أسماء الأعضاء الذين حضروا الاجتماع .
- يجب أيضًا ذكر أسماء الأعضاء الذين يترأسون الاجتماع .
- يجب أن تكون الفقرات منسقة بشكل أحادي المسافة ومحاذاة إلى اليسار، ويجب ترك سطر واحد بين الفقرات.
- يجب أن يتضمن الاجتماع جدول أعمال .
الهدف من الإشعار
تستخدم الشعارات بشكل رئيسي لجذب انتباه الموظفين للأمور الخاصة، وتلعب دورًا مهمًا في إنهاء العقود القانونية مثل عقود العمل، ويتم عرض إشعارات حول ذلك
- دعوة الجميع للاجتماع
- يجب البدء في تنفيذ إجراءات جديدة أو اتباع قواعد جديدة
- الأحداث الاجتماعية المزمع عقدها
- إعلانات عن المواعيد الداخلية
- تذكير بإجراءات الشركة
- تقرير عن موضوع الاهتمام
- يوم الاجازة
- المواعيد النهائية المتعلقة بأي وظيفة محددة تم تعيينها.
محتويات الإشعار
- عنوان الشركة هو الشخص الذي يصدر الإشعار.
- يجب أن يكون عنوان الإشعار جريئًا وجذابًا.
- قد يحتوي نص الإشعار على أسباب كتابته، ومعلومات حول الحدث والمناسبة ذات الصلة، وأيضا معلومات حول التاريخ والوقت والمكان
- وأخيرًا يتم توقيع وإدراج الاسم وتسمية جهة إصدارالإشعار.
الاختلافات الرئيسية بين التعميم والإشعار
بعد تعريف كل منهما، سنسلط الضوء على الفروق الأساسية بينهما:
التعميم هو وسيلة اتصال كتابية تستخدم عند إيصال نفس المعلومات إلى عدد من الأشخاص، أما الإشعار فهو شكل من أشكال الاتصال الكتابي يستخدم لنقل الرسائل الإعلامية إلى أعضاء المنظمة.
يتم عرض الإشعار على لوحة الملاحظات حتى يتسنى للجميع مشاهدته وتصفح محتواه، وكما يتم عرضه على موقع الشركة، بعكس التعاميم التي يتم توزيعها على الأعضاء المعنيين.
تستخدم الإشعارات في العموم للتواصل داخل الأقسام، أي لنقل الرسائل داخل القسم، بينما يمكن استخدام التعاميم للتواصل بين الإدارات، أي لنقل الرسائل بين أقسام أو فروع المنظمة أو للتواصل مع العملاء والموردين والشركاء.
يستخدم حجم خط أكبر في كتابة الإشعارات بسبب رغبتها في تمكين الناس من القراءة على بعد بعيد، بينما يكون حجم خط التعاميم أصغر لأنها يتم نشرها يدويًا من قبل الأفراد.
يتم كتابة الإشعار دائمًا داخل صندوق، ولكن لا يتم استخدام مثل هذه المربعات لكتابة التعاميم.
يتم توجيه الإشعار إلى فئة معينة من الجمهور، بينما يكون التعميم إعلانًا عامًا.