العوامل التي تؤثر في كفاءة الاتصال
تعريف الاتصال
التواصل هو التفاعل والتبادل، وهو العملية التي تساعد على فهم المعنى ومشاركته ونقل الرسالة للآخرين .
لماذا يتعلم الناس مهارات الاتصال؟ لأن الاتصال هو عملية إرسال واستقبال الرسائل عبر وسائل لفظية وغير لفظية، بما في ذلك الكلام والاتصال الشفوي والرسوم البيانية والخرائط والمخططات والإشارات والتصرفات، ويعني الاتصال ببساطة خلق المعنى وتبادله .
يعرف الاتصال أيضا بأنه عملية رمزية يتم من خلالها إنتاج الواقع والحفاظ عليه وإصلاحه، حيث نجد أن جميع المخلوقات على وجه الأرض طورت وسائل لنقل مشاعرها وأفكارها إلى بعضها البعض
ما هي مكونات الاتصال
في أي اتصال بين مرسل ومستقبل ورسالة وتفسيرات المعنى، يلعب عناصر عملية الاتصال ومكوناتها دورا مهما في نجاح الرسالة، حيث يمكن للمتلقي أن يقدم تغذية راجعة للمرسل سواء خلال نقل الرسالة أو بعدها .
ونجد أن المكونات الرئيسية لعملية الاتصال تكون كالتالي :
- السياق : نرى أن الاتصال يتأثر بالسياق والمجال الذي يحدث فيه، حيث يستمر الاتصال مع السياق الذي يتم فيه اختيار الرسالة للتواصل من خلاله، ويمكن أن يكون هذا السياق ماديا أو اجتماعيا أو ثقافيا .
- المرسل : المرسل هو الشخص الذي يرسل الرسالة، ويستخدم الرموز أو الكلمات أو الرسوم أو الوسائل المرئية أو الشفوية لنقل الرسالة والحصول على الاستجابة التي يريدها .
- الرسالة : هي الموضوع أو الفكرة الأساسية التي يريد المرسل توصيلها، وهي علامة تثير استجابة المتلقي. يبدأ الاتصال باتخاذ قرار بشأن الرسالة التي سيتم نقلها، ويجب التأكد من وضوح الهدف الرئيسي للرسالة .
- وسيلة الاتصال : تعد وسيلة الاتصال وسيلة مهمة ضمن مهارات الاتصال، حيث يتم استخدامها لنقل الرسائل. ويجب على المرسل اختيار وسيلة مناسبة لنقل الرسالة، حتى يتمكن من جعل الرسالة فعالة .
- المستقبل : المستقبل أو المتلقي هو الشخص الذي تستهدفه الرسالة، حيث يقوم بفك تشفيرها، ويتوقف ذلك على عدة عوامل مثل معرفة المتلقي واستجابته للرسالة .
- التعليقات : تعتبر عنصرا أساسيا في عملية الاتصال، لأنها تمكن المرسل من تحليل فعالية الرسالة، وتساعد المرسل على تأكيد التفسير الصحيح للرسالة من خلال وحدة فك التشفير .
العوامل المؤثرة في كفاءة الاتصال
هناك الكثير من العوامل التي تؤثر على عملية الاتصال، وهناك العديد من العوامل التي تؤثر على وضوح الرسالة، وتؤثر على الفهم العام وتفسير الرسالة المرسلة، وتتضمن ما يلي
- المكانة : يمكن أن يكون المرسل والمتلقي للرسالة على قدم المساواة داخل التسلسل الهرمي، مثل المديرين في المؤسسة أو في مستويات مختلفة مثل المدير والموظف والمحاضر، والفروق في المكانة قد تؤثر على فعالية عملية الاتصال .
- الاختلافات الثقافية : يمكن أن تؤدي الاختلافات الثقافية، سواء كانت داخل المنظمة أو خارجها، مثل التعامل بين الإدارات والتواصل مع المنظمات الخارجية، أو الأقليات العرقية، إلى إعاقة الاتصال .
- اختيار قنوات الاتصال : يجب على المرسل اختيار القناة المناسبة للهدف المحدد مع مراعاة المتلقي، حيث أن إرسال الرسائل عبر قنوات غير مناسبة قد يؤدي إلى إرسال إشارات خاطئة ويؤدي إلى سوء فهم الرسالة .
- طول الاتصال : يؤثر طول الرسالة على عملية الاتصال، وكذلك يؤثر نوع المهارات الاتصالية عليها، حيث يجب على المرسل التأكد من أن الرسالة تخدم الغرض ومناسبة للمتلقي .
- استخدام اللغة : لكي تكون الرسالة التي تقوم بإرسالها فعالة يجب أن تكون اللغة المستخدمة مألوفة لدى المتلقي ، حيث أن الاختيار السيء للكلمات أو بناء الجملة بطريقة ضعيفة تسبب في إعاقة التواصل .
- التصورات الفردية : يجب توظيف طريقة الاتصال التي تناسب شخصية المتلقي وعمره وتصوراته والأسلوب الذي يفضله، حيث أن مهارات الاتصال تلعب دورا كبيرا في ذلك، على سبيل المثال، يلاحظ أن لدى كبار السن والأطفال احتياجات وتفضيلات اتصالية مختلفة عند مقارنتهم بالشباب .
- مستقبل معروف أو غير معروف : نجد أن معرفة المرسل والمتلقي لمستقبل الاتصال يلعب دورا مهما في تحديد فعالية التواصل. قد يكون المتلقي المعروف أكثر قدرة على فهم الرسالة حتى في ظل وجود معلومات غير كافية، وذلك بسبب الخبرات المشتركة بين المرسل والمتلقي .
أنواع الاتصال
الاتصال هو نقل الأفكار والمعلومات عبر الصوت أو الرموز أو العلامات، وعندما نتحدث عن أنواع الاتصال، فهناك نوعان رئيسيان من الاتصالات، وهما
- التواصل اللفظي .
- التواصل غير اللفظي .
الاتصال اللفظي : يحدث الاتصال بين الناس من خلال الكلام اللفظي أو الصوتي، ومن خلال الكلمات المكتوبة التي تعبر عن الرسالة أو تنقلها للآخرين، ويعرف هذا النوع من الاتصال بالاتصال اللفظي .
يشبه هذا الصوت بكاء الطفل، إذ يعد اتصالًا لفظيًا يعبر عن الجوع أو الألم، حيث يعبر الطفل عن ما يريده من خلال إصدار هذا الصوت .
يُقسم الاتصال اللفظي إلى اتصال شفوي واتصال كتابي، حيث يتم الاتصال الشفوي من خلال الكلام الشفهي والمحادثات والرسائل وتبادل المعلومات مع الآخرين .
يتم الاتصال الكتابي عن طريق الكلمات أو العلامات المكتوبة، مثل المستندات أو الخطابات المكتوبة بخط اليد أو الصحف أو الكتب .
الاتصال غير اللفظي : هو التواصل الذي يتم بدون استخدام الكلام المنطوق أو اللغات المكتوبة، ويعتمد على مهارات التواصل والاتصال الفعال، ويتم ذلك عن طريق الرموز، أو الإشارات، أو لغة الجسد، أو أي تعبيرات وجهية بدون استخدام الصوت، ويسمى ذلك بالتواصل غير اللفظي .
أهمية الاتصال في الإدارة
تعتبر أهمية التواصل في حياتنا أمرا مهما للتفاعل مع الآخرين، وتكمن أهمية التواصل في الإدارة في الآتي
- أساس اتخاذ القرار والتخطيط : الاتصال هو أمر ضروري ومهم لاتخاذ القرارات والتخطيط، حيث يمكن للاتصال ضمان الحصول على المعلومات الضرورية التي من دونها قد يصعب اتخاذ أي قرار، فجودة القرارات تعتمد على جودة الاتصال.
- العمل السلس والفعال للمؤسسة : يعتبر تعزيز العمليات السلسة لعملية الإدارة بسبب الاتصال الجيد إحدى الطرق، ويوضح ذلك الفارق بين الاتصال والتواصل، حيث يمكن من خلال التواصل تغيير الإدارة وتنظيم تصرفات المرؤوسين في الاتجاه المطلوب.
- يسهل التنسيق : الإدارة هي فن إنجاز الأعمال من خلال الأشخاص، ولا يمكن تحقيق هدف الإدارة إذا لم تكن هناك وحدة في الهدف وانسجام في الجهود. فالاتصال يساعد في تحقيق وحدة العمل من خلال تبادل الأفكار والمعلومات في سبيل تحقيق الهدف المشترك .
- يزيد من الكفاءة الإدارية : يزيد التواصل الفعال من كفاءة الإدارة، حيث يقال بحق أنه لا يحدث شيء في الإدارة حتى يتم التواصل، وتعتمد كفاءة المدير على قدرته على التواصل بشكل فعال .