الرسالة الإدارية و خصائصها

سمات الرسائل الادارية

 تتميز الرسالة الإدارية بسلسلة من الخصائص والسمات التي يمكن تلخيصها في النقاط التالية:
يجب الالتزام بالدقة واختيار الألفاظ الصحيحة .
* تبسيط المعاني وعدم وجود الغموض والتعقيد .
* خالية من عبارات الشكر والثناء والمجاملات، وتتحدث في صميم الموضوع .
تتميز الرسائل الإدارية بالتسلسل والمنطقية، حيث تؤدي كل فقرة إلى الفقرة التالية .
يعتمد بشكل أساسي على المصطلحات الإدارية .
يتم استخدام الإقناع في أسلوب الرسالة دون الرجوع إلى المشاعر والعواطف .
تحتوي على أصغر التفاصيل مثل التواريخ والزمان والمكان وأسماء الأشخاص .

خطوات وعناصر الرسائل الإدارية

 يجب أن تحتوي الرسالة الإدارية على مجموعة أساسية من العناصر، وتتضمن ما يلي:
– أولاً بداية الرسالة : نحن نبدأ كافة أعمالنا بأفضل الأشياء والرسائل الإدارية البسملة ( بسم الله الرحمن الرحيم ) التي تكتب في منتصف بداية صفحة الرسالة .
– ثانياً التاريخ : في هذه الخطوة، يجب أن تحتوي الرسالة الإدارية على التاريخ، وغالبًا ما يتم وضعها في الجزء العلوي الأيمن من صفحة الرسالة .
– ثالثاً المرسل إليه : يتم ذكر اسم ولقب الشخص الذي سيتم إرسال الرسالة إليه، وهو المتلقي أو المرسل إليه .
– رابعاً التحية : يتم توجيه التحية للشخص الذي أرسل إليك الرسالة، وعادة ما تكون التحية تحية إسلامية وهي “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، وهناك شكل آخر للتحية وهو كتابة “تحية طيبة وبعد
– خامساً مضمون الرسالة : يجب البدء في كتابة موضوع الرسالة، ويجب أن يكون الموضوع شاملًا لجميع المعلومات التي يريد الإيصال بها وإبلاغ المرسل إليه بوضوح ودون غموض أو تعقيد .
– سادساً خاتمة الرسالة : تنتهي الرسالة بعبارة محددة،وهي عادةً “تفضلوا سيادتكم بقبول فائق الاحترام والتقدير” أو عبارات أخرى مشابهة .
– سابعاً بيانات المرسل : في هذه الخطوة، يقوم المرسل بكتابة اسمه وعنوانه الشخصي وتوقيعه، وذلك في أسفل الصفحة .