التنظيم الإداري و عناصره
تعريف التنظيم الاداري
تنظيم الإدارة هو وظيفة تقوم بترتيب وتنسيق العمل والجهد بين مختلف الأنشطة والمستويات الإدارية والوظيفية في الإدارة، ويتولى تنظيم الإدارة تعيين الأدوار والمهام والمسؤوليات وتوزيع العمل والجهد بين المستويات الإدارية المختلفة.
هناك أنواع وتطبيقات للتنظيم الاداري. حيث يوفر التنظيم الاداري مثال عن كيفية تنظيم الأعمال والأهداف في السلطة. وبالتالي يمكن للتنظيم الاداري تصوير المهام والوظائف التي تتجلى في تحقيق هدف الإدارة أو هدف المؤسسة. عادًة ما يتم تمثيل التنظيم الاداري في مخطط هرمي ويتم تطبيق المهام المقسمة بعد ذلك بطرق مختلفة. [1]
تتبع الإدارة التنظيم من أجل تحدبد الواجبات ،و المهام التي يجب تنفيذها و يستفاد من التنظيم الإداري في جميع المؤسسات في جوانب متعددة أبرزها توزيع المهام ،و انجاز الأعمال ،و اتخاذ القرارات الصائبة ،و تجنب الوقوع في أخطاء ،و سوف نتعرف من خلال السطور التالية لهذه المقالة على مفهوم التنظيم الإداري ،و عناصره ،و أهميته .
مفهوم التنظيم
يعرف التنظيم بأنه العملية التي تحدد وترسم الأبعاد الخاصة بالهيكل التنظيمي للمؤسسة، وتحدد العلاقات بين الوظائف لتحقيق الأهداف. تعرف عملية التنظيم الإداري بأنها إحدى العمليات التي تهدف لتوجيه العنصر البشري المتاح في المؤسسة أو المنظمة بشكل مستمر لتحقيق الأهداف التي حددها الشركة في أقرب وقت وبأقل تكلفة. يتولى التنظيم الإداري عدة مهام، من بينها معرفة العاملين ومسؤولياتهم التي يتعين عليهم تنفيذها .
عناصر التنظيم الإداري
- الموارد البشرية
- المهام و الوظائف
- الأعمال الخاصة بالمؤسسة
- الموارد
* العنصر الأول ( الموارد البشرية ) .. يتضمن جميع العاملين بالمؤسسة أو المنشأة في المستويات الإدارية المختلفة سواء ان كانت الإدارة العليا أو الوسطى أو الدنيا ،و يقع على عاتقهم الكثير من المسئوليات ،و المهام فهم عصب العملية الإدارية .
* العنصر الثاني ( المهام و الوظائف ) .. يعرف بعنصر تحديد المهام و الاختصاصات لكل عامل من العاملين بالمنشأة و تحديد نوع العلاقة التي تجمع بين جميع العاملين بالمنشأة أو المؤسسة .
* العنصر الثالث ( الأعمال الخاصة بالمؤسسة ) .. يضم الأعمال الموجودة بالمؤسسة من انتاج ،و تنسيق ،و شئون متعلقة بالمال .
* العنصر الرابع ( الموارد ) .. يضم كافة الموارد المتاحة للمنشأة من مواد خام ،و آلات ،و معدات .
أهمية التنظيم الإداري
للتنظيم الإداري العديد من الفوائد، منها ما يلي
- يقوم بدور كبير في التعامل مع جميع المتغيرات التي قد تؤثر على المنشأة والعاملين بها .
- يقوم بتوزيع المهام والمسؤوليات على العاملين في المؤسسة .
- يقلل التنظيم الإداري من وقوع الأخطاء، مثل التكرار في توزيع الوظائف على العاملين .
- يقوم التنظيم الإداري بتحديد خبرات وتخصصات العاملين في المؤسسة، ويستند إلى ذلك لتوزيع الوظائف .
- يتيح هذا للأفراد فرصة التفاعل والاندماج من خلال مشاركة الآراء وتبادل الخبرات والمعرفة بينهم .
- يتضمن ذلك تشجيع الموظفين على العمل بجد وتعزيز ولائهم للمؤسسة أو المنشأة .
- يؤدي زيادة الكفاءة الإدارية المتعلقة بالمنظمة إلى تحقيق أهدافها .
- يوفر الاستقرار والثبات للعاملين ويعزز العلاقات بينهم .
أنواع التنظيم الاداري
يتضمن التنظيم الإداري نوعين رئيسيين هما
* أولاً التنظيم الرسمي .. هو عبارة عن التنظيم الذي يستند إلى لوائح المنظمة و قوانينها و يحاول لإنجاز أهدافها و يمتاز التنظيم الرسمي بعدة مميزات أبرزها
يلائم توفير فرصة للتدريب على أنشطة إدارية .
يتعين تحديد نوع العلاقة بين الرؤساء والمرؤسين
يوضح هذا التقرير بدقة جميع الأدوار لكل عامل من العاملين في المؤسسة أو المنظمة .
يساهم في سهولة اتخاذ القرارات .
يعمل على تعزيز التعاون والتفاهم بين العاملين في المؤسسة .
* ثانياً التنظيم الغير رسمي .. يعرف التنظيم الغير رسمي بكونه شبكة من العلاقات الغير رسمية التي تنشأبين العاملين و يمتاز التنظيم الغير رسمي بعدة مميزات أبرزها الآتي
تعزيز روابط التعاون بين العاملين في المؤسسة .
يساهم في تلبية الحاجات النفسية لدى العاملين .
يساعد في التغلب على الأخطاء والمشكلات التي تحدث بين العاملين في المنشأة .