التقارير الإدارية و قواعد كتابتها
تعتبر التقارير الادارية ذات أهمية كبيرة في الشركات و المؤسسات ،و لذلك يسعى الكثير من الموظفين إلى التعرف على القواعد السليمة لكتابة التقارير الإدارية ،و من خلال السطور التالية لهذه المقالة سوف نتعرف على الطرق و القواعد الضرورية لكتابة التقارير الادارية بشكل صحيح فقط تفضل عزيزي القارئ بالمتابعة .
تعرف التقارير الإدارية على أنها مستندات تقوم بشكل أساسي على تجميع الحقائق والمعلومات حول موضوع أو قضية معينة، ويتنوع أنواعها، فهناك تقارير تتعلق بأداء العاملين داخل المنشأة تسمى تقارير رقابية، وتقارير تصف الوضع المالي تسمى تقارير مالية، وتقارير تتعلق بالمبيعات ونسبتها تسمى تقارير المبيعات، وتقارير يقوم بكتابتها طاقم العمل بالمؤسسة أو المنشأة ..
ما هو دور التقارير الإدارية؟ لها العديد من الفوائد. يمكن تلخيص هذه الفوائد في النقاط التالية
* تُعد التقارير الإدارية وسيلة فعالة للتواصل بين الإدارة العليا ومختلف الأقسام الموجودة في المنشأة .
تعتمد عليها في تقييم سير العمل والخطط والأهداف المطلوب تحقيقها .
* تتيح التعرف على آراء العاملين .
تتيح هذه الخدمة للمؤسسات فرصة التنبؤ باحتياجاتها المستقبلية .
* يعينُ المدراءُ والمسئولونَ على اتخاذِ القراراتِ المُناسبةِ .
يوفر معلومات يمكن الاعتماد عليها في التخطيط الفعال .
أقرأ : طريقة كتابة المقالات
ما هي قواعد كتابة التقارير الإدارية بطريقة صحيحة؟ يجب على الشخص الذي سيقوم بكتابة التقرير الإداري اتباع مجموعة من القواعد حتى يتمكن من كتابة التقرير بشكل صحيح، ومن أبرز هذه القواعد
يجب على الموظف أن يقوم بحصر التقارير التي كتبها زملاؤه سابقًا، وأن يفهم جيدًا محتويات هذه التقارير، حتى يتمكن من الحصول على معلومات عن الأوضاع السابقة .
من الأفضل قبل بدء كتابة التقرير تحديد الهدف الرئيسي للتقرير، والتركيز بشكل أساسي على المعلومات المطلوبة حول موضوع التقرير .
ينبغي تنظيم التقرير بشكل لائق من خلال وضع عناوين رئيسية لموضوع التقرير .
ينصح بالابتعاد عن التفاصيل الغير ضرورية والتركيز جيدًا على صميم الموضوع .
يجب الالتزام بالحيادية وعدم التحيّز لفكرة أو موظّف معيّن، وينبغي أن يكون الموظّف حياديًا في تقديم الأفكار وتوضيح غرض اختياره لفكرة معيّنة بدلاً من غيرها .
في كتابة التقارير، يجب أن يركز الكاتب على الترتيب والسلاسة، وأن ينتقل من فكرة لأخرى بطريقة سلسة. ينبغي للكاتب وضع نفسه في موضع الشخص الذي سيقرأ التقرير، وأن يحكم عليه قبل أن يحكم عليه المسؤول، وذلك لتفادي الوقوع في العديد من الأخطاء .
يجب على الكاتب تبسيط المعلومات للقارئ، وفي حالة وجود أمور معقدة، يجب عليه البدء في الأمور البسيطة أولاً ومن ثم التحدث عن الأمور المعقدة، وعليه أن يشرح ويوضح كل ما هو غير مفهوم .
يفضل الاعتماد على حجم المبنى لإبراز المعلومات المهمة وجذب انتباه القارئ، وتوضيح أسماء المسؤولين ومناصبهم الإدارية .
ينبغي تدعيم التقرير بالحقائق والأدلة، ويمكن للكاتب استخدام الرسومات والأشكال البيانية .
* من الأفضل الاعتماد على أساليب تجذب انتباه القارئ وتجعل موضوع التقرير أكثر وضوحًا وأهمية، مثل أساليب المقارنة، لتوضيح الفروق بين الأوضاع والنتائج، وذكر نتائج مرحلة أو وضع ما وما إلى ذلك . .
يفضل مراجعة التقرير بعناية والتأكد من سلامة القواعد، وأن التقرير خالٍ من الأخطاء الإملائية .
يجب أن تكون المعلومات التي سيتم عرضها في التقرير واضحة ومحددة، ويجب على كاتب التقرير تجنب استخدام عبارات الشك .