الارشفة الالكترونية

يواجه العالم الآن نقلة نوعية بعمليات الحصول على المعلومات ومشاركتها وتخزينها، وهذا يرجع إلى أهمية هذه المعلومات وأهمية النظم التي تقوم على ترتيب وأرشفة وتخزين ونقل هذه البيانات والمعلومات، ولهذا ظهر ما يعرف الآن بنظام المعلومات الذي يختص بإدارة المعلومات وتخزينها وتنظيمها وارشفتها.

تعريف الارشفة الالكترونية

يمكن تعريف الأرشفة الإلكترونية على أنها العملية التي تنشأ عن علم الحوسبة، وتتم عن طريق تقسيم وتصنيف وترتيب المعلومات في جداول تحتوي على صفوف وأعمدة وحقول.

يتم هذا الأمر ضمن نطاق دراسات محددة ومختصة بتقنيات المعلومات الحديثة، كما تعتمد عملية الأرشفة على البرمجيات والمكونات المادية والحاسبات وعلى المكونات المنطقية حتى تتم الأرشفة على أكمل وجه، كما تتطلب الأرشفة الالكترونية ضرورة تواجد تقنيات لعمليات الاتصال وملحقاتها حتى تضمن إتمام كل المهام والوظائف التي كانت تؤديها الأرشفة التقليدية.

اهداف الارشفة الالكترونية

تهدف الأرشفة الإلكترونية إلى توفير مساحة تخزين البيانات بصورة إلكترونية بدلاً من تخزينها على شكل ملفات ورقية.

-توفير نسخة احتياطية للوثائق للرجوع إليها في حالة تعرض الأصول لأي مشكلة أو تلف بسبب أي عامل من العوامل البشرية أو الطبيعية مثل الحرائق مثلاً أو السرقة، أو ضياع بعض الأوراق من المستندات أو تلف بعض الأوراق بسبب العوامل الجوية أو بسبب الإهمال وغيرها من العوامل المقصودة أو الغير مقصودة.

تسمح هذه النظامة بسهولة في استرجاع الوثائق المطلوبة من خلال طرق بحث متعددة، ويمكن استخدام صيغ وطرق بحث مختلفة، ويمكن إرسال البيانات بسهولة واستقبالها بكل يسر، كما يمكن تحديد الوقت الذي تم فيه إرسال واستقبال هذه البيانات.

-تمكنا من البحث في المحتوى أو الوثائق باستخدام تقنيات OCR، أو عن طريق عمليات التحليل.

وتتمثل أهمية هذا النوع من الإدارة في تيسير عملية تبادل البيانات والوثائق داخل وخارج المؤسسة، وتوفير الإمكانات اللازمة للاطلاع على المعلومات المؤرشفة من قبل العديد من الأشخاص فينفس الوقت.

الفرصة متاحة للاطلاع على أي معلومة أو وثيقة.

متطلبات الارشفة الالكترونية

يمكن عمل الأرشفة الإلكترونية بسهولة دون الحاجة إلى أدوات معقدة أو تكاليف عالية، فقط يتطلب ذلك استخدام بعض الأجهزة مثل الحاسوب وأجهزة تصوير المستندات لتحويلها إلى صور إلكترونية، أو استخدام بعض المواقع الإلكترونية والبرامج المخصصة لتخزين البيانات، ويحتاج الأمر أيضا لبعض العاملين على إدخال البيانات والمطورين لتحسين البرامج وصيانتها.

مراحل الارشفة الالكترونية

تنقسم مراحل الأرشفة إلى مرحلتين أساسيتين، وهما:

مرحلة التخطيط للأرشفة الإلكترونية

-مرحلة الدراسة والمسح: حيث يتم حصر الوثائق المراد ارشفتها.
-مرحلة التحليل: يتم تحويل المعلومات والبيانات من ورقية إلى إلكترونية في الأولوية
-مرحلة بناء الخطة: يتم فيها وضع الخطة والشكل الذي سيتم الأرشفة به.
-مرحلة اختيار البرمجيات: تستخدم لتحديد الأجهزة التي سيتم استخدامها في هذه العملية.
-مرحلة إعداد قواعد البيانات: سيتم وضع القواعد البيانات التي سيتم فيها الأرشفة هنا.

المراحل التنفيذية للأرشفة الإلكترونية

-مرحلة تحضير الوثائق والملفات
-مرحلة التصوير الضوئي
-مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة
-مرحلة الفهرسة
-مرحلة إعداد الملفات
-مرحلة الحفظ والخزن
-مرحلة الاطلاع على الأرشيف الإلكتروني

الارشفة الالكترونية في المدارس

تُعد الأرشفة الإلكترونية في المدارس من بين الأشياء الهامة التي سهلت الكثير على الطلاب والمنظومة التعليمية، حيث يستطيع الطلاب التسجيل بأنفسهم عن طريق البرامج والمواقع الخاصة بالمؤسساتالتعليمية، وبفضل ذلك يمكن للجميع الوصول إلى البيانات التي يريدونها في أي وقت.

سلبيات الارشفة الالكترونية

على الرغم من المزايا العديدة للأرشفة، إلا أنها تحتوي أيضًا على عيوب، مثل إمكانية تعرضها للسرقة أو التلاعب أو التحريف، وقد تحتاج في بعض الأحيان إلى تكاليف عالية لتوفير الأجهزة والعاملين عليها، وقد يحدث أيضًا أي عطل أو مشكلة فنية في الأجهزة أو البرامج.

كيفية عمل ارشيف الكتروني

كل ما تحتاجه لإنشاء أرشيف إلكتروني هو بعض الأجهزة التي ستستخدم لتخزين البيانات والمعلومات عليها، ثم القيام بإنشاء خوادم خاصة بالمؤسسة حتى تتمكن من تخزين وأرشفة جميع البيانات والمعلومات والوثائق التي تريد أرشفتها عليه.