الفرق بين الارشيف والمكتبه في الفهرسة والتصنيف
من بين العديد من أشكال تنظيم المعرفة، يحتل التصنيف مكانة بارزة بسبب كونه واحدا من أقدم طرق تنظيم المعرفة. في علم المكتبات والأرشيفات، تتمتع التصنيفات بميزات ووظائف فريدة. تشتركان في الطبيعة الفكرية والمبادئ النظرية التي يستندان إليها وأنواع العلاقات التي يدعمانها وتمثيل المفاهيم. ومع ذلك، فهما مختلفان فيما يتعلق بأنواع المعرفة المصنفة وجوانب المفاهيم والمنتجات المولدة والاستخدامات التي يتم تنفيذها من خلالهما.
الفرق بين الأرشيف والمكتبة في الفهرسة
الفهرسة هي قائمة تحتوي على محتويات الكتب، ويشير قاموس لسان العرب إلى أنها كتاب يجمع فيه مجموعة من الكتب وفقًا لموضوعاتها، وكلمة فهرس هي كلمة فارسية تشير إلى قائمة الكتب أو الموضوعات، ويعود أول ذكر لها إلى عام 987 ميلادية عندما ذكرها ابن النديم.
تعد عملية الفهرسة المرحلة الثالثة في التنظيم الفني للأرشيف والمرحلة التكميلية لمرحلة التصنيف والترميز، وتعني وصفًا كاملاً للوثائق والمعلومات الموجودة بها لتسهيل استرجاعها في أقصر وقت وبأقل جهد.
وتستخدم المكتبات طرقًا مختلفة لترتيب الكتب وتفهرستها على الرفوف، بما في ذلك:
- فهرس المؤلف: يعتمد تصنيف الكتب حسب اسم المؤلف، حيث يتم استخدام اسم المؤلف كمدخل رئيسي للعثور على الكتاب، ويجب أن يكون اسم المؤلف مرئيًا للباحث. فهذه هي إحدى الطرق الأسهل لتصنيف الكتب والوصول إلى جميع كتب المؤلف لأنها متاحة في مكان واحد.
- فهرس الموضوع: يتم ترتيب الكتب وتصنيفها حسب الترتيب الأبجدي للحروف، وتكمن أهمية هذه الطريقة في تسهيل العثور على عنوان الكتاب بسهولة.
- فهرس القاموس: يتضمن الفهرس في هذه الحالة ثلاثة مؤشرات وهي اسم المؤلف والعنوان والموضوع.
- يساعد هذا النوع من البحث في العثور بسهولة على الكتاب المطلوب، بغض النظر عن مستوى معرفته بالموضوع، حيث يوفر له خيارات متعددة للبحث عما يريد تحقيقه، سواء باستخدام اسم الموضوع أو الباحث، فكل الخيارات تؤدي إلى الكتاب.
وهناك العديد من الفهارس التي يتم استخدامها في الأرشيف وهو أحد أنواع الخدمات الأرشيفية، لكننا سنركز على النوعين الأكثر أهمية وهما:
- فهرس التسجيل: إنه كتاب كبير بغلاف مقوى – أو دفتر ملاحظات – أو حتى أوراق فضفاضة، يسجل فيها الشخص المسؤول عن الارشيف أسماء وأرقام الملفات الموجودة لديهم ومواقعهم في أجهزة حفظ الملفات، ولكن هناك بعض العيوب الواضحة عند التعامل معها، وهي: صعوبة الإضافة أو الحذف، وسرعة الانكشاف، والفشل في الحفاظ على سرية المعلومات بسبب الكشف عنها.
- فهرس البطاقة: البطاقة المقواة هي بطاقة مصنوعة من الورق المقوى بأحجام مختلفة وفقًا لحجم الأدراج التي تحتفظ بها، وهناك نوعان منها: الإرشادي والعادي.
الفرق بين الأرشيف والمكتبة في التصنيف
طورت العديد من المكتبات الخاصة والبحثية أنظمة تصنيف فريدة تسمح لها بالتحكم في وصول الزوار إلى الكتب وتسهيل السيطرة على النظام الداخلي للمكتبة، وهناك حاليًا أربعة أنظمة كالتالي:
تصنيف ديوي العشري
يوفر التصنيف العشري للمكتبات هيكلا هاما لتنظيم أقسام المكتبات، وخاصة المكتبات الصغيرة والمتوسطة. يستخدم هذا النظام في أكثر من 135 دولة حول العالم لتنظيم مكتباتها. تم ابتكار هذا النظام في عام 1873 من قبل رائد المكتبة ميلفيل ديوي، وتم نشره لأول مرة في عام 1876 بواسطة OCLC، المكتبة الرقمية على الإنترنت. تملك هذا النظام الشركة المندمجة منذ عام 198.
تصنيف مكتبة الكونغرس
تم تطوير نظام تصنيف مكتبة الكونغرس (LCC) في بداية القرن العشرين خصيصًا لمكتبة الكونغرس، ومنذ ذلك الحين تم اعتماده من قبل العديد من مكتبات العلوم والأبحاث الكبرى في الولايات المتحدة الأمريكية.
يعتمد هذا التصنيف على تقسيم المعرفة إلى 21 فئة رئيسية، وتبدأ كل فئة بحرف الأبجدية (AZ)، وتنقسم كل فئة إلى أقسام فرعية من حرفين أو ثلاثة أحرف، بالإضافة إلى التسلسلات الهرمية والموضوعات الفرعية المحددة بالرقم، ولذلك، يتبع المكتبات الأكاديمية الكبيرة هذا النظام للتصنيف.
تصنيف الكولون
على الرغم من محدودية تصنيف الكولون وما يتماشى مع التوسع السريع في عدد موضوعات المعرفة وتقسيماتها، إلا أنه تم تطوير ذلك من قبل الدكتور رانغاناثان، ويعتبر من أكثر المخططات المنهجية لتصنيف المكتبات فيالهند، ويتبعه العديد من البلدان حول العالم.
يشير كل رقم مفصول بنقطتين رأسيتين إلى فئة محددة، حيث يرمز الحرف (L) إلى الطب، والرقم 214 يشير إلى الأسنان، والرقم 4 يشير إلى الأمراض، والرقم 7 يتعلق بالعمليات الجراحية. وبالتالي، يمكن إنشاء فئات جديدة ومتعددة باستخدام هذه الطريقة.
تصنيف بليس الببليوغرافي
أنشأ هنري بليس من كلية مدينة نيويورك نظام تصنيف بليس الببليوغرافي ونشره في عام 1935 م، وتم طبع الطبعة الثانية الكاملة بين عامي 1940 و 1953 م، ويستخدم النظام على نطاق واسع في المملكة المتحدة وهو أداة ببليوغرافية للمساعدة في تنظيم مجالات موضوعات محددة حيث ينقسم إلى 35 فئة رئيسية تتكون من 9 فئات رقمية و 26 فئة أبجدية.
هذا التصنيف له نظام ترميز يستخدم الأحرف الرومانية الكبيرة والصغيرة، ويتم إضافة الأرقام العربية لتصنيف الفئات أو الأقسام الرئيسية الثابتة. يتم فصل مجموعات الأحرف الفرعية ومجموعات الأحرف التي تعبر عن فئة واحدة بواسطة فواصل علوية أو فواصل أخرى. يأخذ هذا التصنيف أيضا في الاعتبار أهمية التمييز بين الأحرف والأرقام المتشابهة، مثل الرقم 5 والحرف S في اللغة الإنجليزية.
ونظام التصنيف الببليوغرافي، على الرغم من استخدامه المحدود خارج المملكة المتحدة، ساعد في دعم نظرية التصنيف، خاصة من وجهة نظر بليس حول إنشاء نظام داخل المكتبة وإصراره على أن هذا النظام يعكس تنظيم المعرفة ونظام العلم، ومن ثم، فإن جداوله النظامية تحقق قدرًا كبيرًا من المرونة مقارنةً بالمخططات التي تحتوي على أرقام فقط.
الغرض من التصنيف في الأرشيف هو إنشاء مجموعات متشابهة من جميع أنواع الوثائق الأرشيفية ذات السمات أو الخصائص المتطابقة، وفصل المستندات المختلفة وفقا لدرجة اختلافها لتسهيل التعرف على إحداها بسهولة، وطرق التصنيف في الأرشيف هي:
- التصنيف الموضوعي: تتم تصنيف الأوراق حسب موضوعاتها، حيث يتم فتح ملف لكل موضوع، مثل (الإجازات – المهام – التقارير) على سبيل المثال.
- التصنيف الجغرافي: يتم تصنيف الأوراق وفقًا للمناطق أو البلدان أو الفروع التي صدرت منها، مثل: فرع السالمية – فرع الأحمدي.
- التصنيف الزمني: يمكن تصنيف الأوراق حسب التاريخ، سواء بالسنة أو بالشهر، مثل: ميزانية الشركة لعام كامل، دخل فصل الربيع الأول.
- التصنيف الاسمي: يشير هذا إلى تصنيف الأوراق بأسماء مالكيها، سواء كانوا موظفين في الشركة أو شخصيات عامة أو اعتبارية، مثل: (محمد – حسن – ليلى – شركة الإنارة الكهربائية).
- التصنيف الشكلي: يتم تصنيف المستندات وتنظيمها وفقًا لأشكالها ونوعها، مثل الفواتير والقرارات والموافقات على الفواتير، ويتم تخزين كل مستند في ملف منفصل وفقًا لشكله.
الفرق بين المكتبة والأرشيف
جيل اليوم لديه مصدر واحد للمعرفة، ألا وهو الإنترنت، ولكن في الأيام التي لم يكن فيها الإنترنت متاحًا، كانت المكتبات العامة هي المصدر الوحيد للمعرفة من الكتب، والمخطوطات التي تم إعدادها للناس ليأتوا ويقضوا وقتًا في غرفة القراءة في المكتبة لقراءة جميع المواد واستعارة الكتب لقراءتها في المنزل.
يعتبر الأرشيف مصدرًا آخر للمعرفة الذي لا يعرفه الكثيرون، ويشبه المكتبات في الحصول على وسائل الإعلام المتعلقة بالجمهور، وسوف نحاول في السطور التالية التمييز بين المكانين بناءً على خصائصهما.
المكتبة
في الأزمنة التي كانت فيها الكتب والمنشورات المطبوعة غير مسبوقة اليوم، ساعدت المكتبات الناس في البحث عن المعرفة من خلال الاحتفاظ بآلاف الكتب المهمة حول العديد من الموضوعات والأعمال الأدبية للكتاب العظماء في الماضي والحاضر.
على الرغم من أن المكتبة فقدت بعض بريقها في ظل وجود الإنترنت اليوم، إلا أنها كانت دائمًا مفيدة للباحثين والطلاب الذين كانوا يأتون إليها للحصول على المواد التي يبحثون عنها، وكانت تلبي تعطشهم للمعرفة، كما كان الطلاب يستعيرون الكتب من تلك المكتبات وتم تصوير أقسامها الرئيسية لإجراء الامتحانات.
تنشر المكتبة الأعمال بشكل أساسي، وفي حالة سرقة كتاب أو تلفه، يمكن استبداله بسهولة بشراء كتاب آخر من السوق، وهذه المواد ليست مخطوطات أصلية، بل هي مواد تم الحصول عليها من مصادر منشورة أو ثانوية.
الأرشيف
تُستخدم كلمة `الأرشفة` للإشارة إلى المخطوطات الأصلية التي كتبتها أعظم الكتاب في الماضي، بالإضافة إلى المكان الذي يتم فيه حفظ هذه الأعمال لتكون متاحة للجمهور لغرض المعرفة.
تعتبر هذه الكتب مهمة للغاية بسبب قيمتها الثقافية والتاريخية، وغالبًا ما يصعب العثور عليها في المكتبات العامة أو الخاصة، ونظرًا لأن المواد المخزنة في الأرشيف لها أهمية كبيرة، فيجب حفظها باستخدام تقنياتحفظ حديثة.
تعد المحفوظات أمرًا مهمًا جدًا لأولئك الذين يجرون الأبحاث في مختلف المجالات، حيث يحصلون على مواد متحقق من صحتها ولا يمكن العثور عليها في أي مكان آخر.