الأسس العامة للتقويم الإداري

ينصح خبراء إدارة الأعمال بأهمية تطبيق معايير صارمة للرقابة والتقويم في جميع أقسام المؤسسة لتحقيق السيطرة الفعالة عليها وتسهيل حل المشكلات والأزمات التي قد تنشأ، وتتضمن عملية التقويم هذه عدة خطوات وأسس مهمة يتم توضيحها بالتفصيل.

المقصود بالتقويم الإداري
تعتبر عملية التقويم الذاتية التي تثيمها إدارة المؤسسة لنشاطاتها ومدى كفاءة وجدية أعضاءها أحد أهم الأدوات الإدارية التي يجب الاهتمام بتطبيقها على مدى واسع داخل أي كيان ما كمحاولة لتوفير فرصة مفيدة للتعرف على كل جوانب المنظمة والتعرف على كيفية الأداء في مجالات النشاط المختلفة ومدى استثمار الطاقات والإمكانيات المتاحة، ومن ثم تتمكن الإدارة من تحليل مصادر التفوق أو القصور في العمليات وتقويم النتائج المتحققة.

تُساعِد عملية التقويم الإدارة بشكل كبير في الكشف عن نقاط الضعف وأسباب المشكلات وتحديد المصادر وتأثيراتها الحالية والمستقبلية، وعن طريق التقويم يُسهِّل على الإدارة تحديد مصادر القوة في المنظمة وتحديد مدى الاستفادة منها وتفعيلها لتحقيق الأهداف الإدارية المرجوة.

أسس ومراحل التقويم الإداري
لكي تتم عملية التقويم، يجب أن تتم وفق ضوابط ومعايير سليمة وباستخدام الأدوات التي تضمها نماذج ” إدارة التميز ” كما هي أو بعد أن يتم تطويعها لكي تتناسب مع طبيعة عمل المنظمة ونشاطاتها وظروف العمل بها، ومن تلك الاجراءات والأسس الواجب الاهتمام بها وتطبيقها عند تنفيذ عملية التقويم الذاتي ما يلي :

يجب في البداية تحديد أهداف وغايات عملية التقويم والنتائج المرجوة والمزايا المتوقعة، وينبغي دمج عملية التقويم في برامج عمل الإدارات المختصة، وذلك بالتعاون مع الإدارة أو القسم الذي يخضع للتقييم، وينبغي تجنب إجراء عملية التقويم عشوائياً بدون تخطيط جيد، بل ينبغي تطبيقها بشكل مدروس ومخطط مسبقاً.

2- يجب عند تطبيق عملية التقويم أن يتم إعلام كافة أعضاء المنظمة ليتعاونوا مع فرق التقويم للوقوف على كافة معوقات النهوض والتعرف على وسائل النجاح التي تتميز بها المؤسسة، وأن تتم تهيئة المنظمة لفكرة التقويم وبيان أهدافها ومتطلباتها وإزالة مخاوف العاملين وأفراد الإدارة منها؛ حيث أن الكثير من العاملين يعتقدون بأن التقويم هو عملية رقابية للبحث عن الأخطاء ومعاقبة المقصرين وبالتالي لا يتعاونون مع فريق التقويم.

3- يجب تحديد المدى العام للتقويم واختيار مجالاته، أي تحديد هل سيشمل التقويم المنظمة ككل على اتساعها،  أم يتم التركيز فقط على بعض الاقسام والقطاعات التي تفتقد للتنظيم أو يتم تقييم مجالات نشاط محددة أو عمليات بذاتها، ويتم تحديد ذلك في ضوء الأهداف المرجوة من التقويم والفوائد المستهدفة منه.

أحد أسس التقويم الإداري هو اختيار ووضع الآلية المحددة لعملية التقويم، ويعني ذلك أن الإدارة يجب أن تقرر أي وسائل التقويم ستستخدم، فمثلا يوجد إدارات تستخدم نماذج التقويم المرفقة بالنموذج الأوروبي للتميز أو النماذج التي تستخدمها منظمة الجودة العالمية، وهناك إدارات تفضل وضع نماذج تقويم خاصة بها تتفق مع طبيعة أعمالها واهتماماتها.

يعد التقويم مسألة ضرورية، ويجب أن يتم بمعرفة فريق مهني مختص ومكلف بهذه المهمة، ويتضمن الفريق عناصر من مختلف القطاعات في المنظمة ويتم تدريبهم على إجراءات التقويم ومتطلباته.

يتم جمع المعلومات من مختلف أقسام المنظمة خلال عملية التقويم، عن طريق توزيع نماذج واستمارات محددة، حيث يضع كل شخص رؤيته وتقييمه بكل صدق. وبعد استيفاء هذه النماذج بواسطة أعضاء فريق التقويم، يتم تخزين المعلومات لعرضها على الإدارة.

بعد جمع وتخزين البيانات والاستبيانات، تقوم الإدارة بتحليلها ومقارنتها بسياسة المؤسسة ورسالتها والضوابط والمعايير المتفق عليها، لتحديد مدى تطابق حركة ومعدلات الأداء الفعلي مع المستويات المعيارية المستهددة.

في حال وجود أي معوقات أو فجوات في العمل، تقوم المؤسسة بالبحث عن أسبابها حتى تكتشف سبب الأزمة بدقة، ثم تعمل على إصلاحه وتطويره لتلافي أسباب الفجوات والوصول إلى مستويات الأداء المعيارية.