ينتقل الكثير من الوكالات إلى تنظيمات العمل المرنة والسهلة لجذب أفضل المواهب وتيسير عمل فرقها، ليشعر الجميع بالحماس والرغبة الشديدة في العمل الإبداعي. ومع ذلك، يمكن أن يشكل هذا الترتيب مشكلة للوكالات والشركات وعملائها إذا لم تكن لديهم الأدوات المناسبة لتطوير أدائهم في العمل .
تطبيقات العمل عن بعد
ومع وجود العديد من الأدوات والتطبيقات الجديدة التي أصبحت متاحة للاختيار من بينها لإدارة المشاريع والشركات بشكل كامل وتبسيط التواصل وجعل الفرق تعمل بشكل أفضل ، معا قد يبدو من المربك والمخيف معرفة ما تحتاجه لتسهيل العمل عن بعد خاصة إذا كنت بحاجة إلى إدارة المشاريع الكبيرة أو المعقدة كجزء لدورك في العمل أو الفريق .
هناك قائمة ببعض الأدوات المفضلة التي تسهل الإدارة المشتركة مع فريق عمل بعيد، ويمكن تجربة بعض الميزات لزيادة كفاءة الفريق خارج المكتب .
تتضمن الأدوات المخصصة للبقاء على اتصال ومواجهة التحديات الرئيسية للعمل عن بعد البقاء على اتصال بالعملاء والفرق وأي أصحاب مصلحة آخرين مشاركين في المشروع أو موظفين في العمل، وبعض الأدوات المفضلة المستخدمة في العمل عن بعد هي:
تطبيق Yammer
تُعَد خدمة مراسلة Facebook for business وسيلة سهلة لإرسال رسائل جماعية إلى مجموعات كبيرة ونشر تحديثات الفريق بسرعة بين جميع المشاركين، وهي تستخدم أساسًا في الاتصالات بين الكثير من الأشخاص وتجنب الانشغال الزائد بين الأفراد .
تطبيق سلاك Slack
حققت منصة سلاك بالفعل متابعة جيدة، ويتم استخدامها بشكل كبير من قبل رواد المشاريع. يتم الاستفادة من العديد من عمليات الدمج لتسهيل وتبسيط إدارة المشروع والتواصل مع الموظفين، ويتم استخدامها لتبادل الأفكار والتعاون ومشاركة الملفات وتوفير رؤية شفافة لجميع الأعضاء حول كل ما يجري في العمل .
يعتبر سلاك واحدًا من التطبيقات الأكثر انتشارا والذي يستخدمه الشركات الحديثة التي تتبع نمط التوظيف عن بعد، حيث يوفر خيارات متعددة للموظفين ويسعى إلى خلق تجربة قوية خالية من التشتت للفرق التي تعمل عن بعد لللبقاء على اتصال .
وقد أصبح بسرعة أداة واقعية وهو مزيج افتراضي من مكتب العمل وقاعة الاجتماعات وغرفة الدردشة يجعل أصحاب الأعمال من إنشاء قنوات اتصال مختلفة ، إذا كنت تعمل عن بعد مع عدد كبير من الأشخاص يمكنك إنشاء قناة لكل فريق على حدا أشار استطلاع عام ٢٠١٥ إلى أن الفرق التي تستخدم تطبيق سلاك قد حقق بعض الفوائد الكبيرة من بينها:
- زيادة بنسبة ٣٢% في إنتاجية الفريق .
- يوجد تخفيض بنسبة 48.6٪ في استخدام البريد الإلكتروني .
- تخفيض بنسبة ٢٥.١% في الاجتماعات .
تطبيق جوجل Google Hangouts
يتم استخدامه على نطاق واسع في جميع أنواع التواصل العملي، بدءا من الاجتماعات الكبيرة وصولا إلى المحادثات الفردية والجماعية. يعتبر واحدا من الأدوات المخصصة لتعزيز التعاون في العمل المشترك، حيث كان التعاون بين الفرق البعيدة صعبا للغاية في السابق، ولكن مع وجود التطبيقات، أصبح العمل أسهل بكثير مما كان عليه في السابق .
تطبيق تريلو Trello
هناك أداة رائعة لإدارة المشاريع وأداء قائمة المهام يمكنك استخدامها لتصور المشاريع والمهام المعينة، حيث يمكنك تخصيص بطاقات وفقا للاحتياجات المطلوبة مثل حالة الاكتمال مثل: قيد التقدم وجاهز للبدء، وأصبح من النادر استخدام سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة والمعقدة التي تستغرق الكثير من الوقت .
تعد تريللو واحدة من أبرز تطبيقات إدارة المشاريع والمهام، وقد حازت جائزة أفضل تطبيق لإدارة المشاريع في عام ٢٠١٧. يمكن استخدام هذا التطبيق سواء شخصيا أو لإدارة مهام الفرق التي تعمل عن بعد. ويعتمد التطبيق على مفهوم اللوحات التي تتوافق مع المشاريع، وداخل كل لوحة يوجد بطاقات تمثل المهام. تتضمن هذه البطاقات قوائم يمكن استخدامها لتتبع تقدم المشروع أو تصنيف الأشياء بسهولة .
يمكن لأعضاء الفريق مناقشة مشروع أو مهمة في الوقت الفعلي، حيث يتم الاطلاع على جدول المهام وسجل النشاط وإشعارات البريد الإلكتروني. يمكن إضافة الأعضاء بسهولة إلى اللوحة، حيث يتمتعون بحرية مناقشة الأفكار المدرجة في البطاقات. يعتبر هذا التطبيق أحد أنظمة إدارة المشاريع والتعاون الأكثر اجتذابا للشركات التي تفضل التوظيف عن بعد .
تطبيق تدفق الفكر Thoughtflow
تم تصميم هذه الأداة خصيصًا لأولئك الذين يفضلون العمل بشكل مرئي، حيث تتيح هذه الأداة إنشاء لوحات مزاجية وإضافة ملاحظاتهم على المشروع، لضمان عدم وجود أي سوء فهم حول الأسلوب والنمط المطلوب للعميل .
تطبيق WorkflowMax
هو برنامج كامل يهدف إلى إدارة المشاريع بشكل متكامل، حيث يوفر لك رؤية شاملة لجميع المهام من البداية إلى النهاية. يتوفر أيضا تطبيق يسهل عليك إدارة المهام وتتبعها بسهولة، بالإضافة إلى عرض المهام وإكمالها وتحديد المعالم الرئيسية عندما يكون الوقت ملائما. يتم مزامنة جميع معلوماتك تلقائيا مع تطبيق سطح المكتب، مما يتيح لفريقك رؤية التحديثات في الوقت الحقيقي .
جوجل درايف
يمكن استخدام هذا التطبيق لمشاركة وتحميل ملفات مختلفة، والتعاون في إنشاء المستندات، وتمييز المجلدات أو الملفات المهمة التي تحتاج إلى وصول سريع إليها. ويعتبر هذا التطبيق أحد الأدوات المفيدة للحصول على الإلهام .
إذا لم تتمكن من تبادل الأفكار مع فريقك في جزء آخر من العالم، أو إذا كنت تحتاج إلى الحصول على تحفيز ذهني بعد رحلة طويلة بشكل خاص .
ويسمح جوجل درايف للمستخدمين بإنشاء وتعديل وتخزين الملفات المكتبية على خوادم جوجل التي تضمن أمن الملفات فيها ، وعدم الوصول إليها إلا من قبل مالك الملف أو من يخوله ومزامنة الملفات عبر الأجهزة ومشاركة الملفات تمكنك الخدمة من إنشاء مجلدات مشتركة مع الموظفين الذين يعملون عن بعد ، سواء كان من خلال هاتف أو جهاز لوحي أو كمبيوتر محمول يمكن الوصول إلى هذه المستندات في أي مكان باستخدام الإنترنت.
تطبيق Feedly
يساعد هذا التطبيق في تسهيل الاشتراك في جميع المدونات والمنشورات والمواقع المفضلة لديك، واستخدمه لتحرير علبة البريد الوارد الخاصة بك حتى لا تشتت انتباهك سوى على رسائل البريد الإلكتروني المهمة من عملك .
تطبيق Audible
يعمل هذا التطبيق على البحث عن قوائم التشغيل المثالية التي لا تسبب إحباطًا لمستخدمي سماعات الرأس، كما يساعد على تحميل أحدث الكتب في مجال الأعمال والتسويق لمعرفة أفضل الممارسات ومواكبة الاتجاهات الجديدة .
تطبيق Pocket
تشكل الإشارات المرجعية في هذا المتصفح قائمة لا نهائية من المجلدات الموجودة في المجلدات الفرعية، وعلى الرغم من بذل قصارى جهدي لتصنيفها بشكل مناسب، إلا أنها لم تستخدم بشكل يمكنك من حفظ المقالات ومقاطع الفيديو وصفحات الويب وإعادة النظر فيها بسهولة .
يتعاون هذا البرنامج مع العديد من المتصفحات ويتكامل مع أكثر من ١٥٠٠ تطبيق، ويمكن للمستخدم وضع علامات على المحتوى المحفوظ أو تجميع العناصر المتشابهة للحفاظ على تنظيم الأشياء .