مال واعمال
اعادة هندسة العمليات
يمكن أن يكون التنفيذ الصحيح لإعادة هندسة العمليات بمثابة منقذًا ومجددًا لأي عمل ، حيث يمكن أن تفعل هذه العملية المعجزات لأي شركة فاشلة أو راكدة ، مما يزيد من الأرباح ويحفز النمو . وفيما يلي سنتحدث عن الآلية الصحيحة لتطبيق إعادة هندسة العمليات ، مع توضيح مبادئها ، والعوامل التي تعتمد عليها .
مبادئ إعادة هندسة العمليات
- المهم النتائج ، وليس المهام .
- يتطلب تحديد جميع العمليات المستهدفة وتحديد الأولويات وترتيبها .
- يجب دمج معالجة المعلومات في العمل الحالي .
- يعد علاج الموارد المتناثرة من مناطق مختلفة أمرًا هامًا في هذه العملية .
- ينبغي ربط الأنشطة المتوازية أثناء سير العمل بدلاً من مجرد دمج نتائجها .
كيفية تطبيق مبادئ إعادة هندسة العمليات
- ينبغي فحص جميع المهام التي تهدف إلى تحقيق نفس الهدف، ودمج وظائف مختلفة معًا لتحقيق الأهداف بكفاءة أكبر .
- يجب أن يتم إيلاء الأولوية للعمل الفعلي حيث يكون أكثر منطقية .
- يجب ربط العمليات المتوازية التي تؤدي إلى نفس النتيجة داخل العملية بدلاً من دمج النتائج في النهاية .
- يجب التخلص من أي أنظمة تحكم غير ضرورية حاليًا .
- عوضًا عن وجود عمليات إضافية لإدخال المعلومات ذات الصلة، يجب على المورد داخل العملية توفير جميع البيانات اللازمة .
أهمية إعادة هندسة العمليات
مع إعادة هندسة العمليات التجارية ، ستحقق ما يلي لشركتك :
- لتلبية متطلبات المجتمع المتطور والعملاء المتنامين، يتطلب التغيير إجراء تقييم مستمر لعملياتك .
- بالتركيز على العملاء، يمكن أن يتيح لك هذا التغيير تقديم خدمة أفضل لعملائك .
- يمكن خفض وقت الإنجاز بنسبة تصل إلى الربع باستخدام الأنظمة الجديدة السريعة .
- يتم تخفيض التكاليف ورأس المال عن طريق الضغط، حيث أنه يمكنك تقليل المهام الرئيسية، وإذا لم تتعرض للضغط سابقا، فإن ذلك من الممكن .
- تحقيق المرونة يمكن للشركة من خلال تطوير آلية لتحديد نقاط الضعف والتأقلم مع متطلبات السوق الجديدة .
- الجودة، فعمليات لا تؤثر بالضرورة على الأفراد فقط، بل على جودة العمل أيضا .
- الابتكار، أي العمليات الجديدة التي ستقوم الشركة بابتكارها .
- يحسن إعادة هندسة العمليات الإنتاجية بشكل كبير، حيث تزيد من كفاءة العمل وفعاليته .
- يمكن تقليل التكلفة والوقت المستغرق في المشاريع عن طريق إلغاء الأنشطة غير المنتجة وتخفيض العمالة الزائدة عن الحاجة .
- يساعد تطبيق الإدارة على تلقي ملاحظات سريعة، وبالتالي يسهل سير العمل ويساعد العملاء .
- إذا تم تلبية احتياجات العملاء بسرعة، فإن ذلك يضمن رضا العملاء، ومن المحتمل أن يطلبوا خدمات أخرى .
كيف تحدد مدى استعداد شركتك لتنفيذ إعادة هندسة العمليات ؟
يجب أن تستوفي الشركة الشروط التالية أولًا :
- يجب أن يكون عدد الموظفين الأدنى 20 (4 منهم على الأقل في المناصب الإدارية) .
- يجب على الإدارة أن تتميز بالابتكار وتكون متحمسة لتطبيق طرق جديدة في العمل .
- تتطلب تكنولوجيا المعلومات بنية تحتية جيدة، وبالتالي يجب أن تكون الإدارة مستعدة للاستثمار بشكل كبير في تكنولوجيا المعلومات .
المشاكل التي يمكن لإعادة هندسة العمليات حلها
- تعد عملية إعادة هندسة العمليات حلاً لمشكلات عديدة، بما في ذلك:
- ارتفاع تكاليف التشغيل .
- انخفاض الجودة التي يتم تقديمها للعملاء .
- التأخير في إنجاز الأعمال .
- الأداء الضعيف للمديرين أو المستوى المتوسط .
- التوزيع غير المناسب للموارد والمهام .
كيفية تحقيق النجاح بإعادة هندسة العمليات
- ربما تكون العديد من محاولات BPR غير الناجحة مرتبطة بعدم فهمها بشكل جيد وتطبيقها بشكل خاطئ .
- تدرك المنظمات أنها بحاجة إلى إجراء تغييرات، ولكنها لا تعرف بالضبط أين أو كيف يتعين عليها القيام بذلك .
أفضل ممارسات إعادة هندسة العمليات لضمان التنفيذ الناجح
يمكن أن يكون برنامج إعادة هندسة العمليات ناجحًا عند مراعاة النقاط التالية:
- تلبية احتياجات الزبائن، حيث يتم تحديد الأولويات لاحتياجاتهم، ويتم استخدام هذه الرؤية لتوجيه الممارسات التجارية بشكل مناسب .
- تحليل احتياجات العمل، فهناك فوائد تكلفة يجب تحقيقها والتي تساعد المنظمة على تحقيق قدرة أكبر في المنافسة .
- تشكيل فريق لعرض الأداء، حيث يتم تحليل جميع العمليات التشغيلية بشكل نقدي، مع طرح الأسئلة ذات الصلة حول طريقة العمل الحالية وكيفية تطويرها .
- يتم التركيز على النتائج والنظر إلى ما وراء المهام والحدود الوظيفية التقليدية من أجل التحسين المستمر للأداء .
- يمكن تحقيق إدارة التغيير الفعالة من خلال تقييم جميع الأنشطة والمهام، والتخلص من النشاط الذي لا يضيف قيمة إضافية .
- توجد البنية التحتية المناسبة لتكنولوجيا المعلومات، وهناك استعداد للاستثمار في تحسين البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في الشركة .
العوامل التي قد تؤدي إلى فشل إعادة هندسة العمليات
- عدم الاعتراف بحجم المشكلة، إذا لم يكن هناك استعداد واضح لاختبار جميع العمليات الحالية، فلن تكون هناك فرصة للنجاح .
- نقص التدريب يؤدي إلى فشل المحاولات، ويعد هذا تمرينا مرة واحدة لتخفيض التكاليف، لكن في الواقع، تخفيض التكاليف نتيجة ثانوية للنشاط وليس هو الشاغل الرئيسي .
- يوجد نقص في البنية التحتية، ومن الضروري توفير بنية تحتية كافية بالإضافة إلى دعم كبير من الإدارة والموظفين. ومن الأسف أن العديد من المبادرات لا تتم بسبب عدم بذل الجهود الكافية لتأمين الدعم .
- تحسين قسم على حساب قسم آخر ، مما يجب أن يكون هناك فتح في تقييم كل عملية منفردة بالتفصيل. وبالمثل ، يجب أن يكون هناك استعداد لتغيير كل ما هو مطلوب لتحقيق الكفاءة الشاملة .
- يتميز تحسين العملية التجارية بمشكلة الوقت المحدود، حيث يتركز الاهتمام في العديد من الأحيان على المسائل الداخلية، ويتم تجاهل صناعة العمل واختيار أفضل الممارسات التي يمكن استخدامها كمرجع .
أمثلة على عملية إعادة هندسة العمليات
إعادة هندسة العمليات في تصحيح الاختبارات
- إن إنشاء وتصحيح أداء الاختبارات هي إحدى المهام الأكثر حزنًا للمعلمين والطلاب، سواء في المدارس أو الجامعات .
- يعاني المعلمون من مشكلة تفسير خط الطلاب بسبب صعوبةالفهم، حيث يكون ذلك ناجمًا عن تعب الطلاب من الكتابة باليد .
- وجد الحل باستخدام النماذج الإلكترونية، حيث يمكن للطلاب الكتابة والوصول إلى الأدوات الأخرى التي تساعد في الإجابة على الأسئلة، مثل الجداول البيانية .
- لمنع الطلاب من البحث عن الإجابات على الإنترنت، لا تتوفر هذه الأجهزة على اتصال بخدمة الواي فاي أو الإنترنت .
- تعتمد العملية على استخدام أجهزة بسيطة (منخفضة التكلفة) يقوم بها الطلاب بإجابة الاختبارات، ثم يقوم المعلم بجمعها .
- بعد ذلك، يقوم المعلم بتوصيل البيانات إلى نظام يساعدهم على تصحيح الاختبارات (دون الحاجة إلى فك تشفير الكتابة)، ومشاركة التعليقات مع الطلاب، والوصول إلى إحصاءات الأداء .
إعادة هندسة العمليات التجارية في إنتاج الحبوب
- تبدأى عملية تحويل الأغذية إلى منتجات حبوب في المزرعة بعملية الحصاد، ويتبع ذلك المعالجة الأولية والتعبئة ونقل المنتجات إلى مصانع المعالجة .
- تم فحص عملية إنتاج الحبوب لشركة كبيرة وتم اكتشاف مشكلة لوجستية خطيرة، حيث تتساقط ما يقرب من 20٪ من الحبوب التي يتم حصادها أثناء النقل بسبب هشاشة الطرق .
- بعد إجراء الدراسة، خلصت إعادة هندسة العمليات إلى أنه سيكون من الأكثر ربحية نقل المصانع إلى أماكن أقرب إلى المزارع .
- بعد ذلك، يتم نقل المنتجات النهائية إلى المراكز الكبيرة بأقل خسائر بكثير .
استخدام إعادة هندسة العمليات في معالجة النظام غير المتكامل
- أحيانًا يتعين على كل فرد في الفريق الانتقال إلى العديد من الإدارات والأفراد لحل مشكلة ما .
- يفقد الناس المعلومات ويكررون البيانات بشكل مستمر، مما يؤدي إلى إحباط الجميع. ويمكن حل هذه المشكلة من خلال إجراء تغييرات عامة في نظام الشركة .
- يؤدي دمج الأنظمة مع البرامج الفعالة إلى جعل جميع المعلومات واضحة وسهلة الوصول إليها .
- يعتبر النظر في إعادة هندسة العمليات مفتاحا لإلهامك وإثارة أفكار حلول مبتكرة لعملك .