اجراءات ترخيص المؤتمرات بالمملكة

أوضح البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات شروطا عامة لإقامة المؤتمرات والفعاليات في المملكة، كما وضع شروطا لإصدار التراخيص اللازمة لعقد هذه المؤتمرات، وفي هذه الجمل نعرض شروطا وإجراءات إصدار التراخيص لعقد مؤتمر أو ملتقى وفقا للوائح البرنامج الوطني.

شروط إصدار التراخيص لعقد المؤتمرات
1-تقوم الجهة المنظمة للمؤتمر بالتقدم للحصول على موافقة مبدئية من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات حيث تعد الموافقة المبدئية أول الشروط للحصول على الترخيص النهائي للمؤتمر، ولكن لا يحق للجهة المنظمة عقد المؤتمر إلا بعد إستكمال باقي الإجراءات التي تلي الحصول على هذه الموافقة.

يجب ألا يتم تغيير المعلومات الأساسية المتعلقة بإسم المؤتمر ومكان إنعقاده وتاريخه والموضوعات التي يناقشها والتي يتم تقديمها في طلب الحصول على الموافقة المبدئية بخلاف المعلومات المذكورة في طلب الحصول على ترخيص المؤتمر.

يتعين على الجهة المنظمة للمؤتمر دفع الرسوم المحددة من قبل اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات والمتعلقة بإصدار التراخيص.

في حالة كان المؤتمر يتعلق بجهة حكومية، يتم الرجوع إليها للنظر في جدوى إقامة هذا المؤتمر، وفي حال وجود أي معارضة من جهتها، يتم التنسيق بين المنظم والجهة الحكومية لمحاولة إقناعها بأهمية إقامة المؤتمر.

يحق للبرنامج الوطني رفض منح التراخيص اللازمة لأي مؤتمر بسبب عدة أسباب، مثل تعارضه مع مؤتمرات وفعاليات أخرى تقام بالمملكة، أو الموضوعات التي يناقشها المؤتمر، أو جدول المؤتمرات، أو خطة تنفيذه، أو بناءً على تعليمات صادرة من إحدى الجهات المختصة.

يحق للمنظم فرض رسوم خاصة بحضور المؤتمر، ولكنيجب التنسيق مع البرنامج الوطني قبل إنعقاد المؤتمر بثلاثة أشهر على الأقل.

إجراءات الموافقة المبدئية للمؤتمر
يتوجب على المنظم الذي ينوي عقد مؤتمر الحصول على الموافقة المبدئية قبل مدة لا تقل عن مائة وثمانين يومًا على الأقل، ويجب أن يتم ذلك من خلال البوابة الإلكترونية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.

2-عند الدخول للبوابة الإلكترونية لأول مرة تقوم الجهة المنظمة بالتسجيل، وفتح حساب خاص، وتحديث البيانات، ومن ثم تبدأ خطوات الحصول على الموافقة المبدئية، فيتم إختيار تقديم طلب ترخيص، ويختار المنظم مابين مؤتمر أو ندوة أو ملتقى، أو منتدى، ثم يضغط على تقديم طلب موافقة مبدئية، ويبدأ في تعبئة النموذج الإلكتروني.

يتم إرفاق بعض المستندات الهامة مع هذا النموذج الإلكتروني، ويجب أن تكون موجودة، وتشمل هذه المستندات:

صورة لخطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة المؤتمر.
-جدول عمل مفصل لفاعليات المؤتمر ويتضمن (أهداف المؤتمر والمحاور العامة التي يناقشها، والفئات التي يفترض أن تحضر المؤتمر، وعدد الحضور المستهدف خلال هذا المؤتمر من داخل المملكة ومن خارجها، وشعار المؤتمر، وميزانية تفصيلية للمؤتمر، والهيكل التنفيذي للمؤتمر بما في ذلك أسماء المسؤلين البارزين والمديرين للمؤتمر)

في حال توفر جميع المتطلبات الأساسية للحصول على الموافقة المبدئية، سيتم إرسال رسالة من البرنامج الوطني تؤكد استلام الطلب.

يستغرق الرد على الجهة المنظمة خمسة أيام عمل، ويتم ذلك إما بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط، وتعتبر أيام العمل هي الأيام الماضية بدون مراعاة العطلات الرسمية أو الأعياد.

تتحمل الجهة المنظمة رسوم الموافقة المبدئية عند الموافقة على طلب البرنامج ويجب دفعها.

يقوم البرنامج الوطني بإصدار الموافقة المبدئية، كما يقوم بإخطار الجهة المنظمة بهذه الموافقة إلكترونيًا.

إجراءات الحصول على الترخيص النهائي للمؤتمر
يجب على المنظم الدخول مرة أخرى إلى البوابة الإلكترونية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات وتقديم طلب الحصول على ترخيص نهائي لإقامة المؤتمرات قبل 90 يومًا على الأقل من موعد انعقادها.

يتم تقديم طلب ترخيص لمؤتمر أو منتدى أو ملتقى أو ندوة عبر البوابة الإلكترونية للبرنامج، ويتضمن ذلك اختيار تقديم طلب ترخيص مبدئي ومن ثم اختيار طلب ترخيص نهائي، وتعبئة النموذج المرفق إلكترونيًا.

في حال تقديم جميع الأوراق المطلوبة، يُرسل إشعارًا إلكترونيًا إلى المنظم ويتم تأكيد استلام الطلب.

يقوم البرنامج الوطني بدراسة الطلب مع الجهات المختصة ويقدم ردًا للجهة المنظمة في غضون 30 يومًا من تقديم الطلب، إما بالموافقة أو الرفض أو الموافقة بشروط.

في حال الموافقة، يصدر البرنامج شهادة الترخيص النهائية للمؤتمر ويسلمها للجهة المنظمة إلكترونيًا.

يقوم البرنامج أيضًا بتزويد الجهات المختصة بنسخة من هذا الترخيص، للإشراف على إقامة المؤتمر ورصد أي مخالفات تحدث خلال التنظيم .