أنواع الوثائق الأرشيفية
تعريف “الأرشيف”
يصعب تحديد معنى كلمة `أرشيف`، إذ يتم استخدامها بطرق مختلفة تبعًا للسياق، ويمكن أن تعني:
- مجموعة من العناصر التي تشير إلى أنشطة شخص أو مؤسسة.
- هو مبنى يُستخدم للاحتفاظ بالسجلات التاريخية، ويُعرف أيضًا باسم “مراكز الأرشيف” أو “مكاتب التسجيلات” أو “المستودعات.
- أي أوراق قديمة أو نادرة الاستخدام.
بشكل عام، يشير مصطلح `أرشيف` إلى مجموعة من الوثائق التي تم إنشاؤها أو جمعها من قبل فرد أو مؤسسة وتم اختيارها للحفاظ عليها لفترة طويلة كدليل على أنشطتها. شكل هذه الوثائق ليس مهما، ويمكن أن تكون مخطوطات من العصور الوسطى أو خرائط أو صور فوتوغرافية أو ملفات رقمية، ويمكن أن يكون عمرها قرونا أو أسابيع.
تعد الوثائق الأرشيفية مصادرا أولية، حيث تم إنشاؤها خلال فترة الأحداث التي يصفها المشاركون أو الشهود لتلك الأحداث، وعادة ما تكون فريدة من نوعها، إذ تم اختيارها كدليل على أحداث تاريخية هامة، ويتم الاهتمام بها على أمل أن تستمر لمئات السنين، بالإضافة إلى تنوع خدمات الأرشيف.
أنواع الوثائق الأرشيفية
تدير المؤسسات المختلفة المحفوظات الأرشيفية المكونة من مجمووعة من الوثائق، ويعتبر التعرف على أنواع المحفوظات مفيدًا للعثور على المصادر الأنسب لبحثك
- أرشيفات الكليات والجامعات: عادةً ما يتم الاحتفاظ بالمواد المتعلقة بالجامعة أو الكلية.
- أرشيفات الشركة: إدارة وحفظ سجلات تلك الأعمال.
- المحفوظات الحكومية أو الوطنية: يحق لها جمع المواد المتعلقة بجميع مستويات الحكومة.
- المجتمعات التاريخية: الحفاظ على المواد المتعلقة بمصلحة معينة، مثل منطقة أو حدث أو صناعة.
- أرشيفات المتحف: يتم الحفاظ على مجموعات متنوعة عادة تتألف من أعمال فنية أو قطع أثرية ذات صلة بنوع المتحف، وغالباً ما يتم عرض هذه العناصر.
- المحفوظات الدينية: يتم جمع وحفظ المواد المتعلقة بالعقيدة أو المذهب أو مكان العبادة الفردي.
- المجموعات الخاصة: تشير مجموعة العناصر إلى عناصر معينة غير قابلة للاستغناء أو نادرة عادة ما تُحفظ منفصلة عن مجموعات المكتبة العادية.
غالبًا ما يُشار إلى المستندات الأرشيفية الفردية باسم “السجلات” لأنها تسجل حدثًا ، يمكن أيضًا تسميتها “مخطوطات” ، على الرغم من أن هذا يتعلق بحقيقة أنها تم إنشاؤها يدويًا بدلاً من نشرها ، لا ، ويتم تخزين الأرشيفات بشكل آمن في غرفة منفصلة ، تسمى غرفة قوية ، لذلك عليك أن تطلبها مسبقا لتحديد العناصر التي ترغب في رؤيتها .
ما هي العناصر التي يتم أرشفتها
غالبًا ما تكون المواد الموجودة في الأرشيف كائنات فريدة أو متخصصة أو نادرة ، مما يعني وجود القليل جدًا منها في العالم ، أو أنها الوحيدة من نوعها ، يمكن أن تشمل المواد المؤرشفة المخطوطات والرسائل والصور الفوتوغرافية والمواد الصوتية المتحركة والأعمال الفنية والكتب واليوميات والتحف والمكافئات الرقمية لكل هذه الأشياء.
تتوفر نسبة قليلة جدًا من العناصر الموجودة في الأرشيف عبر الإنترنت أو في تنسيقات رقمية، ويتم استخدام الأرشيف من قبل الطلاب والباحثين والروائيين والفنانين ومصممي الأفلام والصحفيين والمهندسين المعماريين وغيرهم.
مزايا وعيوب الأرشيف كمصدر للمعلومات التاريخية
قام كريس فينر بكتابة ملخص ممتاز بالفعل لمعظم المزايا والعيوب الرئيسية، وعلى الرغم من ذلك، قد تجاهل بعض العيوب ربما لأنها غير متأصلة في السجلات نفسها، ولكن في الأشخاص الذين يستخدمونها. وهناك حقيقة أن أي سجل، مهما كان ضخما، ليس شاملا؛ حيث لا يحتوي ولا يمكن أن يحتوي على الحقيقة الكاملة عن أي حدث تاريخي. في بعض الأحيان، قد يخدع الباحثون الذين قضوا شهورا في السجل، وقرأوا حرفيا مئات المستندات حول حدث ما – كل شيء في السجل – في الاعتقاد بأنهم يعرفون كل شيء.
- تحكم الأشخاص المهمين في الأرشيف حيث يتم تدوينه، وينحصر ذلك بشكل كبير في أيديهم بدلاً من الأفراد العاديين.
- تتوقف قيود الأرشيف على ما تم جمعه وحفظه من قِبل أمناء المحفوظات أو غيرهم من الموظفين المؤسسيين، والذي يتضمن تحيزًا لصالح ما قيله من قِبل الأشخاص المهمين.
- يتم تقييد الأمور بما تبقى من تقلبات الطبيعة، مثل الحرائق والفيضانات والنمل الأبيض وما إلى ذلك، وبالقرارات البشرية، مثل إعدام المواد غير المهمة لإفساح المجال لأشياء أكثر أهمية.
- كل هذه العوامل لها “تحيز” داخلي فيما يتعلق بما يقدمه الأرشيف للباحث ، لا يمكن أبدًا تجنب هذا التحيز ، ولكن يمكن التعرف عليه ، لذا بعد (أو حتى قبل ) قراءة كل شيء موجود في الأرشيف عن حدث معين ، يجب أن تحاول تخيل ما حدث أيضًا ولم يتم تدوينه وجمعه وحفظه ، لأن هذا أيضًا جزء من التاريخ.
ومع ذلك، فإن الميزة الحقيقية هي قوة خبراء المحافظة في العمل الذي يقومون به، مما يمكننا من الاقتراب قدر الإمكان من ما حدث في الماضي.
هل الارشيف مصادر أولية أم ثانوية
بشكل أساسي، تمت كتابة أو طباعة معظم الوثائق الأرشيفية من قبل المؤلف نفسه بدلا من طباعتها من قبل ناشر، وهذا هو السبب في أنها غالبا تشار إليها على أنها مخطوطات. يتم الاحتفاظ بالمواد المنشورة فقط إذا تم استخدامها أو جمعها من قبل الشخص أو المؤسسة في سياق عملهم، وهذا هو الفرق بين الأرشيف والمكتبة. والسبب الرئيسي لهذا النوع من الاختلاف هو أن المكتبات لا تقوم بجمع وتبادل المواد والمحفوظات المنشورة بشكل عام (هناك استثناءات للمواد النادرة أو الفريدة أو المواد الأخرى التي قد يلزم التحكم في استخدامها).
وبالتالي جمع المخطوطات والأوراق الشخصية والاحتفاظ بها والوثائق والمواد الأخرى غير المنشورة التي تم التبرع بها من قبل الأشخاص والمنظمات لحفظها ، وايضا هناك بعض الاختلافات الداخلية بين المكتبات ودور الارشيف فيما يتعلق بكيفية عملها كخدمات معلومات ، على سبيل المثال ، تصف المكتبات مجموعاتها بشكل عام على مستوى المظهر مع العناصر التي تم ترتيبها حسب اكتشاف المكتبة وتصميم الوصول إليها.
عندما يتم وصف المجموعات في الأرشيفات بشكل عام، يتم ترتيب العناصر داخل كل مجموعة بحسب ترتيب اكتسابها الأصلي، وهذا هو السبب في أن المستخدمين يستخدمون أدوات المساعدة في الأرشيف التي تصف المجموعات بدلاً من العناصر عند البحث في كتالوج السجلات في المكتبات.