أبرز مراحل تطوير وتحسين المؤسسات

يعد تحليل وضع المؤسسة وتقييم تقدمها الإداري والتعرف على أهم فرص التحسين والتطوير من أهم اهتمامات أي مؤسسة، ويتطلب ذلك القيام بالعديد من الخطوات والمراحل لضمان التعرف على فرص التحسين والنهوض.

مراحل تطوير وتحسين وضع المؤسسة
لتحسين وتطوير الشركات، يجب عليها تحليل الإيجابيات والسلبيات لفرص التحسينات، ومعرفة مدى إمكانية تطبيقها بشكل طبيعي. ويتطلب ذلك مجهودا ودقة واهتماما كبيرا من الإدارة العليا، لإقرار أو رفض هذه التحسينات. ويتضمن التحليل الجيد للتحسينات مراحل مختلفة للوصول إلى خطة تطوير وتحسين مناسبة

1- تقييم الأفكار: قبل البدء في تنفيذ وتطبيق أية تحسينات عشوائية يجب أن نتعرف على جميع الأفكار والمقترحات المطروحة أمام إدارة المؤسسة، ومن ثم نقوم بتقييمها بعد دراستها جيدا في جلسة عمل استشارية لنحدد الاختيار الأنسب وبموافقة مختلف الخبرات المتواجدة في مجلس الإدارة.

2- تحليل التكاليف والفوائد: بعد اختيار الفكرة أو المقترح المراد تطبيقه على المؤسسة من أجل تطويرها والنهوض بها، يتعين علينا تحليل تلك الفكرة جيدا وإجراء دراسة جدوى شاملة لها، حتى نتعرف على المزايا والعيوب التي قد تظهر جراء تنفيذها أو عدم تنفيذها، وكذلك التكاليف والفوائد والمميزات المتوقعة وجميع تأثيراتها الجانبية.

3- تحليل مجالات القوى: عند تطبيق الفكرة المختارة بعد التعرف على مميزاتها وعيوبها بالتفصيل الدقيق، يجب اختيار الفريق المناسب لتنفيذ وتطبيق تلك التحسينات، مع التأكد من أن جميع المشاركين في تنفيذ أي خطة يتمتعون بالمهارة والخبرة والكفاءة اللازمة؛ إذ أن تلك التحسينات غالبا ما تؤثر على مستقبل المؤسسة ومستقبل جميع العاملين فيها، وهذا ليس أمرا سهلا ويتطلب جهدا والتزاما واهتماما كبيرا.

4- مخطط الطوارىء: بعد أن اجتزنا أهم مراحل تنفيذ خطة واستراتيجية التحسين وتأكدنا من صلاحيتها والتأثيرات المحيطة بها والناتجة عنها، نقوم بوضع إطارات خاصة لتأمين المؤسسة ضد أي خروقات أو أعمال خلل يؤثر على سير عمل المؤسسة في حال فشل الخطة، ويتم ذلك عن طريق الاتفاق على مخطط عام للطوارئ يجب اللجوء إليه في اللحظات الصعبة مثل الانهيارات الاقتصادية، أو خسارة أسهم الشركة في البورصة، أو تفكك شراكاتها، أو عدم التزام الموردين أو المستوردين، أو غير ذلك من الأضرار التي تتعرض لها المؤسسات.

5 تعصيف الأفكار: التعصيف الذهني هو عملية التشاور والحوار بين أعضاء إدارة المؤسسة أو الموظفين بها لإيجاد أفكار ومقترحات تساعد في تحسين العمل وتجنب المشاكل السلبية والتغلب عليها، سواء كانت تتعلق بالعمل أو التصنيع أو العاملين أو العملاء أو الترويج والتسويق أو التعامل مع الجمهور والشركاء والمنافسين. ومن أهمية التعصيف الذهني أنه يجمع كافة الآراء والمقترحات لدى إدارة المؤسسة ويساعدها في اختيار الخيارات الأنسب وفق ظروف وسياسة المؤسسة.

6- المتابعة والتقييم: بعد تنفيذ الخطة بشكل كامل ومضمون، لا ينبغي للمؤسسة أن تكون مجرد متفرجة وتتخلى عن مسؤوليتها في متابعة فرص التحسين والتطوير. بل يجب وضع سياسة خاصة للرقابة والمتابعة والتحقق من جودة العمل ومدى تقدمه في المسار الصحيح، وعدم ترك الموظفين يتراخون في أداء واجباتهم بشكل صحيح.

بعد اتباع كافة الخطوات السابقة تكون إدارة المؤسسة على يقين وضمانة تامة بانها في خلال سنوات قليلة ستسود مجالها محليا ودوليا مع مرور الوقت، فالإدارة كما أنها خبرة ومهارة وكفاءة فهي كذلك علم، وعلم إدارة الأعمال يجب القيام به والاهتمام بضوابطه ومعاييره لضمان تحقيق الغايات النهائية لأي كيان مؤسسي.