أبرز متطلبات حل المشكلات الإدارية
في أي نظام إداري ناجح، يجب أن تتخذ الإدارة خطوات جادة وحاسمة ومحسوبة لمواجهة أي خطر أو أزمة تواجه المؤسسة. يجب دراسة وتخطيط هذه الخطوات بعناية من قبل الإدارة حتى لا تتفاقم الأمور.
سبل التعامل مع الأزمات
1- سجل الأزمات: يعتبر سجل الأزمات أحد أهم الدفاتر التي يجب أن تكون متوفرة لأي شركة؛ فهذا السجل يستخدم من قبل المنظمات والمؤسسات المختلفة لتوثيق جميع المواقف التي تعتبر أزماتا وتشكل تهديدا لكيان المنظمة. يكون السجل بمثابة ذاكرة للمنظمة تعود إليها عند مواجهتها لمشكلات وأزمات مماثلة، خاصة إذا كانت مشكلات فنية وهندسية صرفة في مجال العمل. يحتفظ في السجل بالخطوات المتخذة لحل المشكلة وتجاوزها، وبالتالي يسهل ذلك على الأجيال اللاحقة بشكل كبير.
2- فريق إدارة الأزمات: يجب على الشركات توفير فريق عمل مخصص وجاهز لإدارة الأزمات، ويجب أن يتمتع ذلك الفريق بصلاحيات عالية مستقلة عن المديرين والمشرفين، وأن يكون ممثلا لأعلى سلطة في المؤسسة؛ لأن الأزمة تتطلب ردود أفعال غير تقليدية مقيدة بضيق الوقت وضغوط الموقف، ولا تتحمل أذونات ومجادلات ومناقشات مع المديرين والمرؤوسين. وتعد فرق إدارة الأزمات هي إحدى أكثر الطرق شيوعا واستخداما للتعامل مع الأزمات، وتتطلب وجود أكثر من خبير ومختص وفني في مجالات مختلفة.
على الرغم من أن فريق إدارة الأزمات يتمتع بصلاحيات مستقلة، إلا أنه يتعين عليه أخذ كل عامل في الاعتبار وتحديد التصرف المناسب بسرعة وتناسق، وعدم ترك الأمور للصدفة؛ إذ أن دراسة يابانية أظهرت أن الأشخاص الأقربون للأزمة هم الأكثر قدرة على حلها أو توفير الحل المناسب لها، وبناء على ذلك، فإن الشركات اليابانية تميل إلى اللامركزية في اتخاذ القرارات.
3- التخطيط كمتطلب أساسي: يعتبر التخطيط حائط الصد والدفاع الأول ضد أي أزمات طارئة، لأن التصرفات العشوائية تختلف كثيرا عن ردود الفعل المخطط لها، فمعظم الأزمات تتأزم بسبب أخطاء بشرية وإدارية وقعت بسبب غياب القواعد التنظيمية للتخطيط، وإذا لم يكن لدينا خطط لمواجهة الأزمات، فسوف تنتهي الأزمات بالطريقة التي تريدها، وليس بالطريقة التي نريدها نحن.
ومما سبق تتضح أهمية التخطيط ووضع الاستراتيجيات بعيدة المدى التي تحوي في طياتها توقعات نظرات مابعدية للمستقبل؛ فالتدريب على التخطيط للأزمات يساهم بشكل فعال في منع حدوث الأزمة أو التخفيف من آثارها وتلافي عنصر المفاجآت المصاحب لها، ويتبين لنا أيضاً أن التخطيط يتيح لفريق عمل إدارة الأزمات القدرة على إجراء رد فعل منظم وفعال لمواجهة الأزمة بكفاءة عالية بالإضافة للاستعداد التام لمواجهة المواقف الطارئة غير المخطط لها التي قد تصاحب الأزمة.
نلاحظ هنا أن معظم مشاكل المؤسسات في الوطن العربي، بجميع أنواعها، تتعلق بعدم وجود مخطط استراتيجي جيد يحدد الخطط والتوقعات على المدى البعيد ويضع احتمالات لأية ظروف أو عوائق؛ لأن عناصر الخبرة والتدريب على الفكر التنبؤي نادرة، ومثلما يفعلون في الشركات اليابانية، التي تستخدم الطرق العلمية مثل السيناريو والمحاكاة لوضع منظومة وقائية تعتمد على الابتكار والحلول الجذرية لتجاوز أي أزمة أو تقليل المخاطر على أقل تقدير .
5- نظام اتصالات داخلي وخارجي: تساهم المؤسسة التي تستخدم التقنيات الحديثة في التواصل داخل وخارج المؤسسة بشكل فعال في تجنب الأزمات في بداياتها، وذلك لأن أنظمة التواصل تساعد على توافر المعلومات والإنذارات في وقت مبكر، مما يدعم اتخاذ القرار في مجالات مختلفة، ويساهم في إنشاء نظام معلومات متكامل للإنذار المبكر والتنبؤ بالمخاطر التي قد تهدد المؤسسة.